Utilice funciones de resumen para resumir datos en Excel

Cómo crear una fórmula e insertar la función en una hoja de cálculo

Para quienes usan Excel con regularidad, la cantidad de fórmulas y funciones integradas para resumir y manipular datos es asombrosa. Excel es literalmente utilizado por todos: desde estudiantes en una clase de finanzas hasta administradores de fondos de cobertura en Wall Street. Es extremadamente poderoso, pero al mismo tiempo muy simple.

Para aquellos que recién comienzan con Excel, uno del primer grupo de funciones que debe aprender son las funciones de resumen. Estos incluyen SUMA, PROMEDIO, MÁX., MÍN., MODO, MEDIANO, CUENTA, DESVEST, GRANDE, PEQUEÑA y AGREGADA. Estas funciones se utilizan mejor con datos numéricos.

En este artículo, le mostraré cómo crear una fórmula e insertar la función en una hoja de cálculo de Excel. Cada función en Excel toma argumentos , que son los valores que las funciones necesitan para calcular una salida.

Comprensión de fórmulas y funciones

Por ejemplo, si necesita sumar 2 y 2, la función sería SUMA  y los argumentos serían los números 2 y 2 . Normalmente escribimos esto como 2 + 2, pero en Excel lo escribirías como = SUMA (2 + 2) . Aquí puede ver los resultados de esta simple suma de dos números literales.

función suma excel

Aunque no hay nada de malo en esta fórmula, realmente no es necesaria. Simplemente podría escribir = 2 + 2 en Excel y eso también funcionaría. En Excel, cuando usa una función como SUMA , tiene más sentido usar argumentos. Con la función SUMA , Excel espera al menos dos argumentos, que serían referencias a celdas en la hoja de cálculo.

¿Cómo hacemos referencia a una celda dentro de la fórmula de Excel? Bueno, eso es bastante fácil. Cada fila tiene un número y cada columna tiene una letra. A1 es la primera celda de la hoja de cálculo en la parte superior izquierda. B1 sería la celda a la derecha de A1. A2 es la celda directamente debajo de A1. Bastante fácil, ¿verdad?

Antes de escribir nuestra nueva fórmula, agreguemos algunos datos en las columnas A y B para trabajar. Continúe y escriba números aleatorios de A1 a A10 y B1 a B10 para nuestro conjunto de datos. Ahora ve a D1 y escribe = SUM (A1, B1) . Debería ver que el resultado es simplemente el valor de A1 + B1.

sobresalir suma

Hay un par de cosas a tener en cuenta al escribir una fórmula en Excel. En primer lugar, se dará cuenta de que cuando se escribe el primer paréntesis de apertura ( después de que el nombre de la función, Excel que automáticamente le dirá cuáles son los argumentos que la función de toma. En nuestro ejemplo, se muestra nº1 , nº2 , etc. separar los argumentos con comas. Esta una función particular puede tomar un número infinito de valores ya que así es como funciona la función SUMA.

En segundo lugar, puede escribir la referencia de celda manualmente (A1) o puede hacer clic en la celda A1 después de escribir el paréntesis abierto. Excel también resaltará la celda en el mismo color que la referencia de celda para que pueda ver exactamente los valores correspondientes. Así que sumamos una fila, pero ¿cómo podemos sumar todas las demás filas sin volver a escribir la fórmula o copiar y pegar? Afortunadamente, Excel lo hace fácil.

Mueva el cursor del mouse a la esquina inferior derecha de la celda D1 y notará que cambia de una cruz blanca a un signo más negro.

Excel arrastrar cursor

Ahora haga clic y mantenga presionado el botón del mouse. Arrastre el cursor hacia la última fila con los datos y luego suéltelo al final.

arrastre la fórmula hacia abajo

Excel es lo suficientemente inteligente como para saber que la fórmula debe cambiar y reflejar los valores en las otras filas en lugar de solo mostrarle el mismo A1 + B1 hasta el final. En su lugar, verá A2 + B2, A3 + B3 y así sucesivamente.

células autosuma

También hay otra forma de usar SUM que explica otro concepto detrás de los argumentos en Excel. Digamos que queremos resumir todos los valores de A1 a A12, entonces, ¿cómo lo haríamos? Podríamos escribir algo como = SUM (A1, A2, A3, etc.) , pero eso lleva mucho tiempo. Una mejor forma es utilizar un rango de Excel.

Para sumar A1 a A12, todo lo que tenemos que hacer es escribir = SUM (A1: A12) con dos puntos que separan las dos referencias de celda en lugar de una coma. Incluso podría escribir algo como = SUM (A1: B12) y sumará todos los valores en A1 a A12 y B1 a B12.

rango de celda de suma

Esta fue una descripción general muy básica de cómo usar funciones y fórmulas en Excel, pero es suficiente para que pueda comenzar a usar todas las funciones de suma de datos.

Funciones de resumen

Usando el mismo conjunto de datos, usaremos el resto de las funciones de resumen para ver qué tipo de números podemos calcular. Comencemos con las funciones COUNT y COUNTA .

contar vs contar

Aquí he entrado en la RECUENTO función en D2 y la CONTARA función en E2, utilizando A2: A12  rango que el conjunto de datos para ambas funciones. También cambié el valor en A9 a la cadena de texto hola para mostrar la diferencia. RECUENTO sólo cuenta las células que tienen números mientras que CONTARA cuenta las celdas que contienen texto y números. Ambas funciones no cuentan las celdas en blanco. Si desea contar celdas en blanco, use la función CONTAR.BLANCO .

Las siguientes son las funciones PROMEDIO , MEDIANO y MODO . El promedio se explica por sí mismo, la mediana es el número del medio en un conjunto de números y la moda es el número o números más comunes en un conjunto de números. En las versiones más recientes de Excel, tiene MODE.SNGL  y MODE.MULT porque podría haber más de un número que es el número más común en un conjunto de números. Usé B2: B12 para el rango en el siguiente ejemplo.

modo mediano promedio

Continuando, podemos calcular el MIN, MAX y STDEV para el conjunto de números B2: B12. La función STDEV calculará qué tan ampliamente se dispersan los valores del valor promedio. En las versiones más recientes de Excel, tiene STDEV.P y STDEV.S , que se calcula en función de toda la población o en función de una muestra, respectivamente.

max min stdev

Finalmente, otras dos funciones útiles son GRANDE y PEQUEÑA . Toman dos argumentos: el rango de celdas y el k-ésimo valor más grande que desea devolver. Entonces, si desea el segundo valor más grande en el conjunto, usaría 2 para el segundo argumento, 3 para el tercer número más grande, etc. SMALL funciona de la misma manera, pero le da el k-ésimo número más pequeño.

sobresalir grande pequeño

Por último, hay una función llamada AGREGAR , que le permite aplicar cualquiera de las otras funciones mencionadas anteriormente, pero también le permite hacer cosas como ignorar filas ocultas, ignorar valores de error, etc. Probablemente no necesite usarla con tanta frecuencia. , pero puede obtener más información al respecto aquí en caso de que lo necesite.

Esa es una descripción general básica de algunas de las funciones de resumen más comunes en Excel. Si tiene alguna pregunta, no dude en publicar un comentario. ¡Disfrutar!

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