Tutorial básico de Microsoft Excel: aprender a usar Excel

Un poderoso programa de hoja de cálculo que cualquiera puede usar

En un artículo escrito en 2018, Robert Half, una empresa especializada en recursos humanos y la industria financiera, escribió que el 63% de las firmas financieras continúan usando Excel en una capacidad primaria. Por supuesto, eso no es 100% y en realidad se considera una disminución en el uso. Pero considerando que el software es un software de hoja de cálculo y no está diseñado únicamente como software de la industria financiera, el 63% sigue siendo una parte significativa de la industria y ayuda a ilustrar la importancia de Excel.

Aprender a usar Excel no tiene por qué ser difícil. Dar un paso a la vez te ayudará a pasar de un novato a un experto (o al menos más cerca de ese punto), a tu ritmo.

Como vista previa de lo que vamos a cubrir en este artículo, piense en hojas de trabajo, funciones y fórmulas básicas utilizables, y navegar por una hoja de trabajo o un libro de trabajo. Por supuesto, no cubriremos todas las posibles funciones de Excel, pero cubriremos lo suficiente como para que le dé una idea de cómo acercarse a las demás. 

Definiciones basicas

Realmente es útil si cubrimos algunas definiciones. Lo más probable es que haya escuchado estos términos (o ya sepa cuáles son). Pero los cubriremos para estar seguros y estar listos para el resto del proceso para aprender a usar Excel.

Libros de trabajo frente a hojas de trabajo

Los documentos de Excel se denominan Libros de trabajo y cuando crea por primera vez un documento de Excel (el libro de trabajo), muchas (no todas) las versiones de Excel incluirán automáticamente tres pestañas, cada una con su propia hoja de trabajo en blanco. Si su versión de Excel no lo hace, no se preocupe, aprenderemos a crearlos.

Descubra las diferencias entre Hojas de cálculo de Google y libros de trabajo de Microsoft Excel

Las hojas de trabajo son las partes reales donde ingresa los datos. Si es más fácil pensar en ello visualmente, piense en las hojas de trabajo como esas pestañas. Puede agregar pestañas o eliminar pestañas haciendo clic con el botón derecho y eligiendo la opción de eliminar. Esas hojas de trabajo son las hojas de cálculo reales con las que trabajamos y se encuentran en el archivo del libro de trabajo.

El lazo

La cinta se extiende por la aplicación de Excel como una fila de atajos, pero atajos que se representan visualmente (con descripciones de texto). Esto es útil cuando quiere hacer algo en poco tiempo y especialmente cuando necesita ayuda para determinar lo que quiere hacer.  

Hay una agrupación diferente de botones de cinta según la sección / grupo que elija de las opciones del menú superior (es decir, Inicio, Insertar, Datos, Revisión, etc.) y las opciones visuales presentadas se relacionarán con esas agrupaciones. 

Atajos de Excel

Los atajos son útiles para navegar rápidamente por el software de Excel, por lo que es útil (pero no absolutamente esencial) aprenderlos. Algunos de ellos se aprenden viendo los accesos directos enumerados en los menús de las versiones anteriores de la aplicación Excel y luego probándolos usted mismo.  

Otra forma de aprender los atajos de Excel es ver una lista de ellos en el sitio web de los desarrolladores de Excel. Incluso si su versión de Excel no muestra los accesos directos, la mayoría de ellos aún funcionan.

Fórmulas frente a funciones

Las funciones son capacidades integradas de Excel y se utilizan en fórmulas. Por ejemplo, si desea insertar una fórmula que calcule la suma de números en diferentes celdas de una hoja de cálculo, puede usar la función SUM () para hacer precisamente eso.  

Más sobre esta función (y otras funciones) un poco más adelante en este artículo.

Barra de formulas

La barra de fórmulas es un área que aparece debajo de la cinta. Se utiliza para fórmulas y datos. Ingresa los datos en la celda y también aparecerá en la barra de fórmulas si tiene el mouse en esa celda.  

Cuando hacemos referencia a la barra de fórmulas, simplemente estamos indicando que debemos escribir la fórmula en ese lugar mientras tenemos la celda apropiada seleccionada (lo cual, nuevamente, sucederá automáticamente si selecciona la celda y comienza a escribir).

Ejemplo de creación y formato de una hoja de trabajo

Hay muchas cosas que puede hacer con su hoja de cálculo de Excel. Le daremos algunos pasos de ejemplo a medida que avanzamos en este artículo para que pueda probarlos usted mismo.

El primer libro de trabajo

Es útil comenzar con un libro de trabajo en blanco. Entonces, continúe y seleccione Nuevo . Esto puede variar, dependiendo de su versión de Excel, pero generalmente se encuentra en el área Archivo .

Nota: La imagen de arriba dice Abrir en la parte superior para ilustrar que puede llegar al Nuevo (lado izquierdo, señalado con la flecha verde) desde cualquier lugar. Esta es una captura de pantalla del Excel más nuevo.

Cuando hace clic en Nuevo, es muy probable que obtenga algunas plantillas de ejemplo. Las plantillas en sí pueden variar entre las versiones de Excel, pero debería obtener algún tipo de selección.  

Una forma de aprender a usar Excel es jugar con esas plantillas y ver qué las motiva. Para nuestro artículo, comenzamos con un documento en blanco y jugamos con datos y fórmulas, etc.  

Así que continúe y seleccione la opción de documento en blanco. La interfaz variará de una versión a otra, pero debería ser lo suficientemente similar para hacerse una idea. Un poco más tarde también descargaremos otra hoja de Excel de muestra.

Insertar los datos

Hay muchas formas diferentes de introducir datos en su hoja de cálculo (también conocida como hoja de trabajo). Una forma es simplemente escribir lo que desea donde lo desee. Elija la celda en particular y simplemente comience a escribir.

Otra forma es copiar datos y luego pegarlos en su hoja de cálculo. Por supuesto, si está copiando datos que no están en formato de tabla, puede resultar un poco interesante en cuanto a dónde se encuentran en su documento. Pero, afortunadamente, siempre podemos editar el documento y volver a copiar y pegar en otro lugar, según sea necesario.

Puede probar el método copiar / pegar ahora seleccionando una parte de este artículo, copiándolo y luego pegándolo en su hoja de cálculo en blanco.

Después de seleccionar la parte del artículo y copiarlo, vaya a su hoja de cálculo y haga clic en la celda deseada donde desea comenzar a pegar y hágalo. El método que se muestra arriba es usar el menú contextual y luego seleccionar “Pegar” en la forma del icono.

Es posible que obtenga un error al utilizar el método de pegado integrado de Excel, incluso con los otros métodos integrados de Excel. Afortunadamente, la advertencia de error (arriba) ayuda a indicarle la dirección correcta para obtener los datos que copió en la hoja.

Al pegar los datos, Excel hace un buen trabajo al interpretarlos. En nuestro ejemplo, copié los dos primeros párrafos de esta sección y Excel los presentó en dos filas. Como había un espacio real entre los párrafos, Excel también lo reprodujo (con una fila en blanco). Si está copiando una tabla, Excel hace un trabajo aún mejor al reproducirla en la hoja.

Además, puede utilizar el botón de la cinta para pegar. Para las personas visuales, esto es realmente útil. Se muestra en la siguiente imagen.

Algunas versiones de Excel (especialmente las versiones anteriores) le permiten importar datos (que funciona mejor con archivos similares o CSV – valores separados por comas – archivos). Algunas versiones más recientes de Excel no tienen esa opción, pero aún puede abrir el otro archivo (el que desea importar), usar seleccionar todo y luego copiarlo y pegarlo en su hoja de cálculo de Excel.  

Cuando la importación está disponible, generalmente se encuentra en el menú Archivo . En las nuevas versiones de Excel, es posible que se le redirija a una interfaz de usuario más gráfica cuando haga clic en Archivo . Simplemente haga clic en la flecha en la parte superior izquierda para regresar a su hoja de trabajo.

Hipervínculos

La creación de hipervínculos es bastante fácil, especialmente cuando se usa la cinta. Encontrará el botón de hipervínculo en el menú Insertar en las versiones más recientes de Excel. También se puede acceder a través de un atajo como comando-K .

Formateo de datos (ejemplo: números y fechas)

A veces es útil formatear los datos. Esto es especialmente cierto con los números. ¿Por qué? A veces, los números caen automáticamente en un formato general (una especie de predeterminado) que se parece más a un formato de texto. Pero a menudo, queremos que nuestros números se comporten como números.  

El otro ejemplo serían las fechas, que es posible que queramos formatear para asegurarnos de que todas nuestras fechas parezcan coherentes, como 20200101 o 01/01/20 o cualquier formato que elijamos para nuestro formato de fecha.

Puede acceder a la opción de formatear sus datos de un par de formas diferentes, que se muestran en las imágenes a continuación.

Una vez que haya accedido, digamos, al formato de Número , tendrá varias opciones. Estas opciones aparecen cuando usa el método de clic derecho. Cuando usa la cinta, sus opciones están ahí en la cinta. Todo depende de cuál te resulte más fácil.  

Si ha estado usando Excel por un tiempo, el método de clic derecho, con el cuadro de diálogo de formato numérico resultante (que se muestra a continuación) puede ser más fácil de entender. Si es más nuevo o más visual, el método Ribbon puede tener más sentido (y mucho más rápido de usar). Ambos le brindan opciones de formato de números.

Si escribe algo que se parezca a una fecha, las versiones más recientes de Excel son lo suficientemente agradables para reflejar eso en la cinta, como se muestra en la imagen de abajo.

Desde la cinta puede seleccionar formatos para su fecha. Por ejemplo, puede elegir una fecha corta o una fecha larga. Adelante, pruébelo y vea sus resultados.

Formato de presentación (ejemplo: alineación de texto)

También es útil comprender cómo alinear sus datos, ya sea que desee que todos estén alineados a la izquierda oa la derecha (o justificados, etc.). También se puede acceder a esto a través de la cinta de opciones.

Como puede ver en las imágenes de arriba, la alineación del texto (es decir, derecha, izquierda, etc.) está en la segunda fila de la opción Cinta. También puede elegir otras opciones de alineación (es decir, superior, inferior) en la cinta.  

Además, si se da cuenta, es posible que alinear cosas como números no se vea bien cuando se alinea a la izquierda (donde el texto se ve mejor) pero se ve mejor cuando se alinea a la derecha. La alineación es muy similar a la que vería en una aplicación de procesamiento de texto.

Columnas filas

Es útil saber cómo trabajar y ajustar el ancho y las dimensiones de columnas y filas. Afortunadamente, una vez que lo domines, es bastante fácil de hacer.  

Hay dos partes para agregar o eliminar filas o columnas. La primera parte es el proceso de selección y la otra es hacer clic con el botón derecho y elegir la opción insertar o eliminar.  

¿Recuerda los datos que copiamos de este artículo y pegamos en nuestra hoja de Excel en blanco en el ejemplo anterior? Probablemente ya no lo necesitemos, por lo que es un ejemplo perfecto para el proceso de eliminación de filas.

¿Recuerdas nuestro primer paso? Necesitamos seleccionar las filas. Continúe y haga clic en el número de fila (a la izquierda de la celda superior izquierda) y arrastre hacia abajo con el mouse hasta la fila inferior que desea eliminar. En este caso, estamos seleccionando tres filas.  

Luego, la segunda parte de nuestro procedimiento es hacer clic en Eliminar filas y ver cómo Excel elimina esas filas.

El proceso para insertar una fila es similar, pero no es necesario seleccionar más de una fila. Excel determinará dónde hace clic es donde desea insertar la fila.  

Para iniciar el proceso, haga clic en el número de fila que desea que esté debajo de la nueva fila. Esto le dice a Excel que seleccione la fila completa por usted. Desde el lugar donde se encuentra, Excel insertará la fila de arriba. Para hacerlo, haga clic con el botón derecho y elija Insertar filas.

Como puede ver arriba, escribimos 10 en la fila 10. Luego, después de seleccionar 10 (fila 10), hacer clic con el botón derecho y elegir Insertar filas , el número 10 bajó una fila. Como resultado, el 10 ahora está en la fila 11.  

Esto demuestra cómo se colocó la fila insertada encima de la fila seleccionada. Anímate y pruébalo por ti mismo, para que puedas ver cómo funciona el proceso de inserción.

Si necesita más de una fila, puede hacerlo seleccionando más de una fila y esto le dice a Excel cuántas desea y esa cantidad se insertará encima del número de fila seleccionado.  

Las siguientes imágenes muestran esto en un formato visual, incluyendo cómo el 10 bajó tres filas, el número de filas insertadas. 

Insertar y eliminar columnas es básicamente lo mismo, excepto que está seleccionando desde la parte superior (columnas) en lugar de la izquierda (filas).

Filtros y duplicados

Cuando tenemos muchos datos con los que trabajar, ayuda si tenemos un par de trucos bajo la manga para trabajar más fácilmente con esos datos.  

Por ejemplo, digamos que tiene una gran cantidad de datos financieros pero solo necesita ver datos específicos. Una forma de hacerlo es utilizar un “Filtro” de Excel.

Primero, busquemos una hoja de cálculo de Excel que presente una gran cantidad de datos para que tengamos algo para probar esto (sin tener que escribir todos los datos nosotros mismos). Puede descargar una muestra de este tipo de Microsoft. Tenga en cuenta que ese es el enlace directo a la descarga, por lo que el archivo de ejemplo de Excel debería comenzar a descargarse de inmediato cuando haga clic en ese enlace.

Ahora que tenemos el documento, veamos el volumen de datos. Bastante, ¿no? Nota: la imagen de arriba se verá un poco diferente a la que tiene en su archivo de muestra y eso es normal. 

Supongamos que solo desea ver datos de Alemania. Utilice la opción “Filtro” en la cinta (en “Inicio”). Se combina con la opción “Ordenar” hacia la derecha (en las versiones más recientes de Excel). 

Ahora, dígale a Excel qué opciones desea. En este caso, buscamos datos sobre Alemania como país seleccionado.

Notará que cuando selecciona la opción de filtro, aparecen pequeñas flechas desplegables en las columnas. Cuando se selecciona una flecha, tiene varias opciones, incluida la opción “Filtros de texto” que usaremos. Tiene la opción de ordenar de forma ascendente o descendente.  

Tiene sentido por qué Excel los combina en la cinta de opciones, ya que todas estas opciones aparecen en la lista desplegable. Seleccionaremos “Es igual a …” en “Filtros de texto”.

Después de seleccionar lo que queremos hacer (en este caso Filtro), proporcionemos la información / criterios. Nos gustaría ver todos los datos de Alemania, así que eso es lo que escribimos en el cuadro. Luego, haga clic en “Aceptar”.

Notarás que ahora solo vemos datos de Alemania. Los datos se han filtrado. Los otros datos siguen ahí. Simplemente está oculto a la vista. Llegará un momento en el que desee interrumpir el filtro y ver todos los datos. Simplemente regrese al menú desplegable y elija borrar el filtro, como se muestra en la imagen de abajo.

A veces, tendrá conjuntos de datos que incluyen datos duplicados. Es mucho más fácil si solo tiene datos singulares. Por ejemplo, ¿por qué querría exactamente el mismo registro de datos financieros dos veces (o más) en su hoja de cálculo de Excel?  

A continuación se muestra un ejemplo de un conjunto de datos que tiene algunos datos que se repiten (que se muestran resaltados en amarillo).

Para eliminar duplicados (o más, como en este caso), comience haciendo clic en una de las filas que representa los datos duplicados (que contiene los datos que se repiten). Esto se muestra en la siguiente imagen.

Ahora, visite la pestaña o sección “Datos” y desde allí, puede ver un botón en la cinta que dice “Eliminar duplicados”. Haga clic en eso.

La primera parte de este proceso le presenta un cuadro de diálogo similar al que ve en la imagen de abajo. No dejes que esto te confunda. Simplemente le pregunta qué columna debe mirar al identificar los datos duplicados.  

Por ejemplo, si tiene varias filas con el mismo nombre y apellido pero básicamente galimatías en las otras columnas (como copiar / pegar de un sitio web, por ejemplo) y solo necesita filas únicas para el nombre y apellido, debe seleccionar esas columnas para que el galimatías que no puede estar duplicado no se tenga en cuenta al eliminar el exceso de datos.  

En este caso, dejamos la selección como “todas las columnas” porque habíamos duplicado filas manualmente, por lo que sabíamos que todas las columnas eran exactamente iguales en nuestro ejemplo. (Puede hacer lo mismo con el archivo de ejemplo de Excel y probarlo).

Después de hacer clic en “Aceptar” en el cuadro de diálogo anterior, verá el resultado y, en este caso, se identificaron tres filas como coincidentes y dos de ellas se eliminaron.

Ahora, los datos resultantes (que se muestran a continuación) coinciden con los datos con los que comenzamos antes de pasar por la adición y eliminación de duplicados.

Acabas de aprender un par de trucos. Estos son especialmente útiles cuando se trata de conjuntos de datos más grandes. Continúe y pruebe algunos otros botones que ve en la cinta y vea lo que hacen. También puede duplicar su archivo de ejemplo de Excel si desea conservar el formulario original. Cambie el nombre del archivo que descargó y vuelva a descargar otra copia. O duplica el archivo en tu computadora.  

Lo que hice fue duplicar la pestaña con todos los datos financieros (después de copiarlo en mi otro archivo de ejemplo, el que comenzamos estaba en blanco) y con la pestaña duplicada tenía dos versiones para jugar a voluntad. Puede probar esto haciendo clic con el botón derecho en la pestaña y seleccionando “Duplicar”.

Formato condicional

Esta parte del artículo se incluye en la sección sobre la creación del Libro de trabajo debido a sus ventajas de visualización. Si parece un poco complicado o está buscando funciones y fórmulas, omita esta sección y vuelva a ella cuando lo desee.

El formato condicional es útil si desea resaltar ciertos datos. En este ejemplo, usaremos nuestro archivo de ejemplo de Excel (con todos los datos financieros) y buscaremos las “Ventas brutas” que superen los $ 25,000. 

Para hacer esto, primero tenemos que resaltar el grupo de celdas que queremos evaluar. Ahora, tenga en cuenta que no desea resaltar toda la columna o fila. Solo desea resaltar solo las celdas que desea evaluar. De lo contrario, las otras celdas (como los títulos) también se evaluarán y se sorprenderá de lo que hace Excel con esos títulos (como ejemplo).

Entonces, tenemos nuestras celdas deseadas resaltadas y ahora hacemos clic en la sección / grupo “Inicio” y luego en “Formato condicional”.

Cuando hacemos clic en “Formato condicional” en la cinta, tenemos algunas opciones. En este caso queremos resaltar las celdas que son mayores a $ 25,000 para que así sea como hacemos nuestra selección, como se muestra en la imagen de abajo.

Ahora veremos un cuadro de diálogo y podemos escribir el valor en el cuadro. Escribimos 25000. No tiene que preocuparse por las comas ni nada y, de hecho, funciona mejor si simplemente escribe el número sin procesar.

Después de hacer clic en “Aceptar”, veremos que los campos se colorean automáticamente de acuerdo con nuestra elección (a la derecha) en nuestro cuadro de diálogo “Mayor que” de arriba. En este caso, “Relleno rojo claro con texto rojo oscuro). También podríamos haber elegido una opción de visualización diferente.

Este formato condicional es una excelente manera de ver, de un vistazo, los datos que son esenciales para un proyecto u otro. En este caso, podríamos ver los “Segmentos” (como se los denomina en el archivo de ejemplo de Excel) que han podido superar los $ 25,000 en Ventas Brutas.

Trabajar con fórmulas y funciones

Aprender a usar funciones en Excel es muy útil. Son las entrañas básicas de las fórmulas. Si desea ver una lista de las funciones para tener una idea de lo que está disponible, haga clic en el menú / grupo “Insertar” y luego, en el extremo izquierdo, seleccione “Función / Funciones”.

Aunque el propósito de este botón en la cinta de Excel es insertar una función real (que también se puede lograr escribiendo en la barra de fórmulas, comenzando con un signo igual y luego comenzando a escribir la función deseada), también podemos usar esto para ver qué hay disponible. Puede desplazarse por las funciones para tener una idea de lo que puede usar en sus fórmulas.  

Por supuesto, también es muy útil simplemente probarlos y ver qué hacen. Puede seleccionar el grupo que desea examinar eligiendo una categoría, como “Usado comúnmente” para obtener una lista más corta de funciones, pero una lista que se usa con frecuencia (y para la cual se tratan algunas funciones en este artículo).

Usaremos algunas de estas funciones en los ejemplos de las fórmulas que discutimos en este artículo.

El igual = signo

El signo igual (=) es muy importante en Excel. Juega un papel fundamental. Esto es especialmente cierto en los casos de fórmulas. Básicamente, no tiene una fórmula sin anteponerla con un signo igual. Y sin la fórmula, son simplemente los datos (o texto) que ingresó en esa celda.  

Así que recuerde que antes de pedirle a Excel que calcule o automatice algo por usted, escriba un signo igual (=) en la celda.

Si incluye un signo $, eso le dice a Excel que no mueva la fórmula. Normalmente, el ajuste automático de fórmulas (usando lo que se llama referencias de celda relativa), a los cambios en la hoja de trabajo, es algo útil, pero a veces es posible que no lo desee y con ese signo $, puede decirle a Excel eso. Simplemente inserte el $ delante de la letra y el número de la referencia de celda.  

Entonces, una referencia de celda relativa de D25 se convierte en $ D $ 25. Si esta parte es confusa, no se preocupe. Puede volver a él (o jugar con él con un libro de Excel en blanco).

The Awesome Ampersand >> &

El ampersand (&) es una “herramienta” de fórmula pequeña y divertida que le permite combinar celdas. Por ejemplo, digamos que tiene una columna para los nombres y otra columna para los apellidos y desea crear una columna para el nombre completo. Puede usar & para hacer precisamente eso.

Probémoslo en una hoja de cálculo de Excel. Para este ejemplo, usemos una hoja en blanco para no interrumpir ningún otro proyecto. Continúe y escriba su nombre en A1 y escriba su apellido en B1. Ahora, para combinarlos, haga clic con el mouse en la celda C1 y escriba esta fórmula:  = A1 & ““ & B1 . Por favor, use solo la parte en cursiva y no el resto (como no usar el punto).  

¿Qué ves en C1? Debería ver su nombre completo completo con un espacio entre su nombre y apellido, como sería normal al escribir su nombre completo. La parte & “” & de la fórmula es lo que produjo ese espacio. Si no hubieras incluido ““, habrías tenido tu nombre y apellido sin un espacio entre ellos (adelante y pruébalo si quieres ver el resultado).

Otra fórmula similar usa CONCAT, pero aprenderemos sobre eso un poco más adelante. Por ahora, tenga en cuenta lo que el signo comercial (&) puede hacer por usted, ya que este pequeño consejo es útil en muchas situaciones.

Función SUM ()

La función SUM () es muy útil y hace exactamente lo que describe. Suma los números que le dice a Excel que incluya y le da la suma de sus valores. Puede hacer esto de dos formas diferentes.

Comenzamos escribiendo algunos números para tener algunos datos con los que trabajar en el uso de la función. Simplemente usamos 1, 2, 3, 4, 5 y comenzamos en A1 y escribimos en cada celda yendo hacia abajo hacia A5.

Ahora, para usar la función SUM (), comience haciendo clic en la celda deseada, en este caso usamos A6, y escribiendo = SUM (en la barra de fórmulas. En este ejemplo, deténgase cuando llegue al primer “(.”) Ahora, haga clic en A1 (la celda superior) y arrastre el mouse a A5 (o la celda inferior que desea incluir) y luego regrese a la barra de fórmulas y escriba el cierre “)”. No incluya los puntos o comillas y solo paréntesis. 

La otra forma de utilizar esta función es escribir manualmente la información en la barra de fórmulas. Esto es especialmente útil si tiene bastantes números y desplazarse para agarrarlos es un poco difícil. Inicie este método de la misma manera que lo hizo en el ejemplo anterior, con “= SUM (.”

Luego, escriba la referencia de celda de la celda superior. En este caso, sería A1. Incluya dos puntos (:) y luego escriba la referencia de celda de la celda más abajo. En este caso, sería A5.

Función PROMEDIO ()

¿Qué pasaría si quisiera averiguar cuál es el promedio de un grupo de números? Puede hacerlo fácilmente con la función PROMEDIO (). Notará, en los pasos siguientes, que es básicamente la misma que la función SUM () anterior pero con una función diferente.  

Con eso en mente, comenzamos seleccionando la celda que queremos usar para el resultado (en este caso A6) y luego comenzamos a escribir con un signo igual (=) y la palabra PROMEDIO. Notará que a medida que comienza a escribirlo, se le ofrecen sugerencias y puede hacer clic en PROMEDIO en lugar de escribir la palabra completa, si lo desea.

Asegúrese de tener un paréntesis de apertura en su fórmula antes de agregar nuestro rango de celdas. De lo contrario, recibirá un error.

Ahora que tenemos “= PROMEDIO (” escrito en nuestra celda A6 (o la celda que esté usando para el resultado) podemos seleccionar el rango de celdas que queremos usar. En este caso estamos usando A1 a A5.  

Tenga en cuenta que también puede escribirlo manualmente en lugar de usar el mouse para seleccionar el rango. Si tiene un gran conjunto de datos, escribir en el rango probablemente sea más fácil que desplazarse para seleccionarlo. Pero, por supuesto, depende de ti.

Para completar el proceso, simplemente escriba el paréntesis de cierre “)” y recibirá el promedio de los cinco números. Como puede ver, este proceso es muy similar al proceso SUM () y otras funciones. Una vez que domines una función, las otras serán más fáciles.

Función CONTAR.SI ()

Digamos que queremos contar cuántas veces aparece un determinado número en un conjunto de datos. Primero, preparemos nuestro archivo para esta función para que tengamos algo que contar. Elimine cualquier fórmula que pueda tener en A6. Ahora, copie A1 a A5 y pegue comenzando en A6 o simplemente escriba los mismos números en las celdas hacia abajo comenzando con A6 y el valor de 1 y luego A7 con 2, etc.

Ahora, en A11 comencemos nuestra función / fórmula. En este caso, vamos a escribir “= COUNTIF (.” Luego, seleccionaremos las celdas A1 a A10.

Asegúrese de escribir o seleccionar “CONTAR.SI” y no una de las otras funciones similares a CONTAR o no obtendremos el mismo resultado.

Antes de hacer lo que hicimos con nuestras otras funciones, y escribir el paréntesis de cierre “)”, debemos responder la pregunta de los criterios y escribir eso, después de una coma “,” y antes del paréntesis “)”.

¿Qué se define por los “criterios”? Ahí es donde le decimos a Excel lo que queremos que cuente (en este caso). Escribimos una coma y luego un “5” y luego el paréntesis de cierre para obtener la cuenta del número de cinco (5) que aparecen en la lista de números. Ese resultado sería dos (2) ya que hay dos ocurrencias.

Función CONCAT o CONCANTENATE ()

De manera similar a nuestro ejemplo, usando solo el signo comercial (&) en nuestra fórmula, puede combinar celdas usando la función CONCAT (). Continúe y pruébelo, usando nuestro mismo ejemplo.  

Escriba su nombre en A1 y su apellido en B1. Luego, en C1 escriba CONCAT (A1, ““, B1).

Verá que obtiene el mismo resultado que obtuvimos con el ampersand (&). Mucha gente usa el ampersand porque es más fácil y menos engorroso, pero ahora ves que también tienes otra opción.

Nota: Esta función puede estar CONCANTENADA en su versión de Excel. Microsoft acortó el nombre de la función a solo CONCAT y eso tiende a ser más fácil de escribir (y recordar) en las versiones posteriores del software. Afortunadamente, si comienza a escribir CONCA en su barra de fórmulas (después del signo igual), verá qué versión usa su versión de Excel y puede seleccionarla haciendo clic en ella con el mouse.

Recuerde que cuando comience a escribirlo, para permitir que su versión de Excel revele la función correcta, solo escriba “CONCA” (o más corto) y no “CONCAN” (como el inicio de CONCANTENAR) o es posible que no vea la sugerencia de Excel. ya que ahí es donde las dos funciones comienzan a diferir.

No se sorprenda si prefiere usar el método de combinación con el signo comercial (&) en lugar de CONCAT (). Eso es normal.

Fórmulas Si / Entonces

Digamos que queremos usar una fórmula Si / Entonces para identificar el monto del descuento (una especie de segundo descuento) en una nueva columna en nuestro archivo de ejemplo de Excel. En ese caso, primero comenzamos agregando una columna y la estamos agregando después de la Columna F y antes de la Columna G (nuevamente, en nuestro archivo de ejemplo descargado).

Ahora, escribimos la fórmula. En este caso, lo escribimos en F2 y es “= SI (E2> 25000,“ DESCUENTO 2 ”). Esto cumple con lo que busca la fórmula con una prueba (E2 mayor que 25k) y luego un resultado si el número en E2 pasa esa prueba (“DESCUENTO 2”). 

Ahora, copie F2 y péguelo en las celdas que le siguen en la columna F.

La fórmula se ajustará automáticamente para cada celda (referencia de celda relativa), con una referencia a la celda correspondiente. Recuerde que si no desea que se ajuste automáticamente, puede preceder la celda alfa con un signo $ así como el número, como si A1 es $ A $ 1. 

Puede ver, en la imagen de arriba, que aparece “DESCUENTO 2” en todas las celdas de la columna F2. Esto se debe a que la fórmula le dice que mire la celda E2 (representada por $ E $ 2) y no las celdas relativas. Entonces, cuando la fórmula se copia en la siguiente celda (es decir, F3), todavía está mirando la celda E2 debido a los signos de dólar. Entonces, todas las celdas dan el mismo resultado porque tienen la misma fórmula que hace referencia a la misma celda.

Además, si desea que aparezca un valor en lugar de la palabra “FALSO”, simplemente agregue una coma y luego la palabra o número que desea que aparezca (el texto debe estar entre comillas) al final de la fórmula, antes de paréntesis final.

Consejo profesional : use BUSCARV: busque y encuentre un valor en una celda diferente en función de algún texto coincidente dentro de la misma fila. 

Administrar sus proyectos de Excel

Afortunadamente, con la forma en que están diseñados los documentos de Excel, puede hacer bastante con sus libros de Excel. La capacidad de tener diferentes hojas de trabajo (pestañas) en su documento le permite tener contenido relacionado en un solo archivo. Además, si siente que está creando algo que puede tener fórmulas que funcionan mejor (o peor), puede copiar (opción de clic derecho) sus Hojas de trabajo (pestañas) para tener varias versiones de su Hoja de trabajo.  

Puede cambiar el nombre de sus pestañas y usar códigos de fecha para saber qué versiones son las más nuevas (o las más antiguas). Este es solo un ejemplo de cómo puede usar esas pestañas a su favor para administrar sus proyectos de Excel.

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo cambiar el nombre de las pestañas en una de las versiones posteriores de Excel. Comienzas haciendo clic en la pestaña y obtienes un resultado similar a la imagen aquí: 

Si no recibe esa respuesta, está bien. Es posible que tenga una versión anterior de Excel, pero es algo intuitivo en la forma en que le permite cambiar el nombre de las pestañas. También puede hacer clic con el botón derecho en la pestaña y obtener una opción para “cambiar el nombre” en las versiones anteriores de Excel y, a veces, simplemente escribir directamente en la pestaña.

Excel le brinda muchas oportunidades en su viaje para aprender a usar Excel. ¡Ahora es el momento de salir y usarlo! Divertirse.

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