Los 10 mejores consejos de Trello para aumentar su productividad

Una nueva herramienta de gestión de proyectos esencial

¿Eres un aprendiz visual que busca una poderosa herramienta de gestión de proyectos? No busque más allá de Trello. Trello es fácil de usar, intuitivo, colaborativo y visual. Se califica bien frente a aplicaciones similares y le permite priorizar y organizar proyectos mediante el uso de tableros, tarjetas y listas. Los usuarios pueden agregar archivos adjuntos, comentarios, listas de verificación y fechas de vencimiento en proyectos y tareas. 

Las estrategias más ingeniosas para aprovechar Trello al máximo incluyen:

  • Convertir hojas de cálculo en tarjetas
  • Creando un flujo de trabajo
  • Usar etiquetas de manera efectiva
  • Funciones de clasificación de tarjetas
  • Agregar nuevas tarjetas
  • Convertir el correo electrónico en tareas de Trello
  • Atajos de teclado inteligentes
  • Destacando tableros populares
  • Tarjetas de conexión
  • Trucos de arrastrar y soltar

Crear tarjetas a partir de hojas de cálculo

Si ha utilizado previamente hojas de cálculo para organizar y realizar un seguimiento de sus proyectos, pasar a Trello es sencillo. No es necesario empezar de cero.

  • Puede convertir una columna completa de una hoja de cálculo en una tarjeta Trello con solo copiar y pegar.
  • Cuando pegue una lista en una tarjeta de Trello, se le preguntará si desea que los elementos de la lista estén en una tarjeta o en tarjetas separadas.

A medida que se mueve desde una lista en una hoja de cálculo, querrá crear una tarjeta diferente para cada elemento. 

Crear un flujo de trabajo

Un flujo de trabajo es un proceso de completar tareas para un proyecto desde su inicio hasta su finalización.

Es posible que no sepa que utiliza flujos de trabajo en su vida cotidiana siempre que se requiere un proceso para hacer algo.

Por ejemplo, piense en planificar una cena de Acción de Gracias para su familia extendida. Si desglosa todo lo que necesita lograr en tareas, se dará cuenta de que si omite un paso, algo faltará en su cena. 

Esas tareas son parte de su flujo de trabajo.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de flujos de trabajo que puede utilizar para ser más productivo en su negocio.

Tarea, hacer, hacer

Se trata de un flujo de trabajo sencillo que realiza un seguimiento de lo que necesita hacer, en lo que está trabajando actualmente y lo que se ha completado.

El uso de un flujo de trabajo como este facilita mucho el seguimiento de un proyecto que tiene varias tareas. Es más fácil de seguir en un tablero visual que en listas de papel o en tu cabeza.

Incluso puede agregar una lista de tareas que no necesariamente deben completarse de inmediato para realizar un seguimiento y no olvidar nada.

Utilice flujos de trabajo para:

  • Sigue el progreso
  • Enumerar y asignar tareas
  • Colabora con los miembros del equipo
  • Organiza proyectos muy complejos

Los flujos de trabajo mantienen todo en un solo lugar y accesible para todos los que son, en última instancia, responsables de hacer un trabajo correctamente y a tiempo. 

Puede aumentar aún más su productividad conectando el chat del equipo de Chanty para que cuando se lleve a cabo una determinada acción en Trello, todo su equipo también pueda ser notificado. Estas notificaciones pueden incluir instancias en las que:

  • una tarjeta se mueve
  • hay un nuevo comentario
  • una acción se marca como completa y,
  • se crea una nueva tarjeta

Utilice etiquetas de forma eficaz 

El uso de etiquetas en Trello agrega una capa de datos visuales y codificados por colores a las tarjetas en su tablero. Si no los está utilizando, no está aprovechando al máximo el sistema Trello.

Utilice etiquetas para:

  • Organizar tarjetas por equipo
  • Tarjetas de segmento
  • Resaltar y priorizar tareas
  • Habilite las capacidades de búsqueda y filtrado

Asigne un nombre a cada etiqueta

Es útil asignar un nombre a cada etiqueta para facilitar su identificación. Cuando haces clic en una tarjeta, cualquier persona con acceso al tablero puede ver lo que representa cada color.

Sin embargo, sería mucho más fácil poder ver los nombres de las etiquetas desde la vista del tablero sin tener que pasar el cursor sobre ella. Eso es fácil de arreglar.

Haga clic en cualquier etiqueta de la vista de tablero y el nombre se mostrará para todas las etiquetas.

Aplicar o quitar etiquetas para una tarjeta

Hay varias formas de editar una etiqueta en una tarjeta, que incluyen:

  • Abra la tarjeta, seleccione el botón de etiquetas y realice los cambios.
  • Seleccione el ícono de edición visible al pasar el mouse sobre cualquier tarjeta de Trello y edite lo que desea cambiar.
  • Coloca el cursor sobre cualquier tarjeta y haz clic en la tecla L de tu computadora para abrir las etiquetas.

Otro atajo implica el orden en que aparecen las etiquetas en el menú. La primera posición es 1 , la segunda es 2 y así sucesivamente en la línea de etiquetas.

La forma más rápida de agregar o quitar una etiqueta en su tablero es colocar el cursor sobre la tarjeta y hacer clic en la tecla numérica de su palabra clave que corresponde a la posición de la etiqueta en el menú.

Ordenar las cartas en una lista

Si desea poder ver las tareas que vencen primero o las que podrían haberse perdido, puede ordenar las tarjetas en una lista. Puede ordenar por criterios específicos, como la fecha de vencimiento y la fecha de creación.

  • Busque los tres puntos horizontales en la esquina superior derecha del menú. Haga clic en Ordenar y seleccione la opción que desea utilizar.

Tenga en cuenta que las únicas opciones disponibles son los criterios utilizados en las tarjetas. Por ejemplo, si no tiene fecha de <strong>vencimiento</strong> en ninguna de sus tarjetas, no podrá usarla para clasificar.

Agregue nuevas tarjetas en cualquier lugar de su lista

No hay necesidad de preocuparse si desea agregar una tarjeta al principio de una lista larga. No es necesario que lo arrastres desde la posición inferior a la superior.  

En su lugar, puede hacer doble clic entre dos tarjetas en cualquier lista para agregar una nueva. O puede agregar una tarjeta en la parte inferior y usar la opción Mover para cambiar su posición. 

Convierta los correos electrónicos en tarjetas de Trello

Uno de los muchos beneficios de usar Trello para la gestión de proyectos y la colaboración es evitar los numerosos correos electrónicos diarios de miembros del equipo o clientes.

Por ejemplo, en lugar de copiar de Gmail a tareas de Trello, puede convertir los correos electrónicos en tarjetas directamente desde su correo electrónico o bandeja de entrada de Gmail.

  • Todos los tableros de Trello tienen una dirección de correo electrónico única. Para encontrarlo, haga clic en Mostrar menú en la esquina superior derecha de su tablero.
  • Luego, seleccione más y haga clic en Configuración de correo electrónico a tablero .

Una vez que conozca la dirección de correo electrónico única de un tablero, puede reenviarle cualquier correo electrónico. Trello creará automáticamente una tarjeta a partir del contenido del correo electrónico.

Otro consejo que quizás no sepa es que las tarjetas también tienen su propia dirección de correo electrónico única. Puede reenviar cualquier correo electrónico a esa dirección, donde se convertirá automáticamente en un comentario en la tarjeta.

Esto es especialmente útil si los miembros de su equipo envían muchos comentarios por correo electrónico.

Atajos de teclado

Como le mostramos anteriormente con las etiquetas, el uso de atajos de teclado puede reducir el tiempo que pasa y aumentar su eficiencia al usar Trello.

  • Para encontrar los accesos directos, haga clic en su foto de perfil en la esquina superior derecha de su tablero. Haga clic en Accesos directos .

Hay muchos atajos disponibles para ahorrarle tiempo, como:

  • Fecha de vencimiento
  • Navegar cartas
  • Cuadro de búsqueda de enfoque
  • Abrir tarjeta
  • Editar título
  • Borrar todos los filtros

Consulte Atajos de teclado de Trello: una hoja de trucos de infografía para obtener una lista completa.

Resalte los tableros a los que accede con más frecuencia

Si trabaja con muchos equipos y tiene varios tableros, podría resultar complicado encontrar los que usa con más frecuencia.

Eso es fácil de arreglar. Simplemente vaya al tablero y haga clic en el botón Estrella. Esto añadirá el tablero a la Juntas Starred sección bajo Juntas (esquina superior izquierda).  

Los tableros que ha seleccionado para incluirlos como estrellas aparecerán en la parte superior de lo que podría ser una lista muy larga de tableros.

Conectar tarjetas

Habrá ocasiones al trabajar con Trello en las que querrá hacer una conexión entre una o más tarjetas en el mismo tablero o incluso una tarjeta de otro tablero.

  • Haga clic en la tarjeta que desea conectar, luego haga clic en Adjunto y vea la opción Trello .
  • Luego verá que puede buscar la Tarjeta o Tablero a la que desea conectarse. 

Cuando elija un tablero o tarjeta debajo del área de archivos adjuntos, verá una instantánea de la tarjeta que adjuntó, que incluye:

  • El título
  • Fecha de vencimiento
  • Cualquier otro ícono que esté en la parte frontal de la tarjeta adjunta.
  • En qué tablero y lista estaba la tarjeta

Si hace clic en la imagen, Trello lo llevará directamente a la otra tarjeta.

Hacer una conexión entre las tarjetas

  • Si desea crear un vínculo real entre las dos tarjetas, seleccione la opción Conectar tarjetas . Luego, Trello le preguntará si desea relacionar ambas tarjetas.
  • Al hacer clic en Relacionar ambas opciones , creará un vínculo entre las dos tarjetas. A continuación, puede alternar entre las tarjetas conectadas.
  • Aparecerá un nuevo icono en la parte frontal de ambas tarjetas, lo que indica que hay un archivo adjunto de Trello. Otros archivos adjuntos se identifican con un icono de clip.
  • También puede adjuntar un tablero completo a una tarjeta en un tablero diferente. El número total de archivos adjuntos a cada tarjeta se identificará en el frente de la tarjeta por el número de tarjetas o tableros de Trello que adjuntó.

Arrastrar y soltar

La función de arrastrar y soltar de Trello hace que sea muy fácil mover elementos alrededor de su tablero. Mueva una tarjeta haciendo clic en ella y arrastrándola hacia arriba o hacia abajo en la misma lista o en una lista diferente.

Las listas se pueden mover a una posición diferente en un tablero de la misma manera haciendo clic y arrastrando.

  • Por ejemplo, veamos el tablero de muestra que se encuentra arriba de “Tareas pendientes, pendientes, listo”. Cuando comiences a “Hacer” una “Tarea”, arrástrala a “Haciendo”.
  • Cuando completes la tarea, arrástrala a “Listo”.

Si no ha probado Trello, no tiene idea de lo que se está perdiendo. Es una herramienta muy potente e intuitiva para la gestión de proyectos y tareas.

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