Los 10 mejores complementos de Google Doc para crear documentos asombrosos

Dé a sus informes el factor “sorpresa”

Google Docs tiene muchas funciones excelentes, pero en algunos casos hay algunas cosas que la gente ocasionalmente necesita que Google Docs no tiene de forma predeterminada.

Hay una serie de complementos de Google Doc que puede habilitar y que ampliarán la base de funciones disponibles en Google Docs. Los siguientes son diez de los mejores.

Herramienta de resaltado

Cuando edita un documento o colabora de cualquier otra manera, la capacidad de resaltar texto es invaluable. 

Hay una forma de resaltar en Google Docs de forma predeterminada. Para hacerlo, debe seleccionar el texto que desea resaltar, seleccionar el icono de resaltado en la cinta y elegir el color de resaltado que desea usar.

Esto crea un buen efecto de resaltado para el texto que ha seleccionado. Sin embargo, el proceso toma algunos pasos y las opciones son limitadas.

El complemento Highlight Tool Google Doc hace que el proceso de resaltado sea mucho más funcional.

Después de instalar la herramienta, deberá completar algunos pasos de configuración. Para hacer esto, en Google Docs, seleccione Complementos en el menú, seleccione Herramienta de resaltado y seleccione Configuración .

Habilite Buscar automáticamente conjuntos de resaltadores al inicio .

Seleccione la X en la esquina para cerrar la ventana. Finalmente, inicie la herramienta de resaltado seleccionando  Complementos en el menú, seleccione Herramienta de resaltado y seleccione Iniciar .

Esto iniciará la herramienta Resaltar. 

Para comenzar a resaltar, simplemente seleccione el texto que desea resaltar en cualquier color y seleccione la Biblioteca de resaltado en la ventana Herramienta de resaltado.

Seleccione Nuevo conjunto en la primera ventana. Dale un nombre al conjunto y aplica un color apropiado. Dale una etiqueta al color si quieres. Cuando haya terminado, seleccione Guardar

A medida que crea conjuntos de colores de resaltado, estos aparecerán en la ventana Herramienta de resaltado en el lado derecho de la pantalla.

La idea es que pueda seleccionar rápidamente el texto que desea resaltar y seleccionar cualquiera de los conjuntos de colores de resaltado que haya creado. Esto resaltará el texto seleccionado de ese color.

La idea es que pueda crear un gran conjunto de tantos colores de resaltado como desee. Luego, puede resaltar rápidamente el texto seleccionado en cualquiera de esos colores simplemente haciendo clic en el conjunto de colores que desee en esa ventana.

Acelera el proceso de resaltado y lo hace mucho más sencillo.

Bloques de código

Otro gran complemento de Google Doc es Code Blocks. 

Si a menudo necesita documentar el código, una de las mejores formas de hacerlo es mediante el uso de un procesador de texto que pueda manejar y formatear lenguajes de código específicos.

De forma predeterminada, Google Docs no maneja muy bien el formato de código. Necesita formatear bloques de código manualmente seleccionando diferentes tipos de fuentes, agregando color de fondo y más. Pero, ¿por qué funciona todo eso cuando puedes usar un complemento que lo hace todo por ti?

Una vez que instale el complemento Code Blocks, puede acceder a él seleccionando el menú Complementos , seleccionando Code Blocks y luego seleccionando Iniciar .

Esto abrirá una nueva ventana a la derecha que le permite elegir el idioma del código y el tema de formato que desea usar.

Ahora todo lo que necesita hacer es pegar su código en el documento, resaltar todo el bloque de código y luego seleccionar el botón Formato en la ventana Bloques de código.

Esto crea un código increíblemente formateado incrustado dentro de su documento de Google.

Este complemento maneja una impresionante variedad de lenguaje e incluye una buena variedad de excelentes temas de formato de código.

Documento rellenable

Un uso muy común de Google Docs es crear plantillas de formulario que otras personas puedan completar. Desafortunadamente, Google Docs no tiene buenas características que le permitan crear fácilmente un documento que se pueda completar.

Afortunadamente, hay un complemento de Google Doc llamado Fillable Document que te permite hacer precisamente eso.

Al igual que otros complementos, una vez que lo instale, debe seleccionarlo en el elemento del menú Complementos y seleccionar Iniciar

Cuando ejecute el complemento por primera vez, deberá seleccionar Iniciar configuración para comenzar. Para el Paso 1, deberá seleccionar la hoja de cálculo donde desea almacenar los datos de su formulario para completar.

Puede crear una nueva hoja de cálculo o elegir una existente. Seleccione Siguiente para continuar. En el segundo paso, seleccionará elegir o crear la carpeta de destino.  

En el último paso, deberá crear una plantilla de correo electrónico para enviar su formulario rellenable a los destinatarios. Este paso es opcional. 

Una vez que haya terminado con la configuración, puede utilizar la ventana de documento que se puede completar a la derecha para crear todos los campos para su documento que se puede completar. Simplemente seleccione el icono + junto a Lista de campos . También puede seleccionar Crear nuevo campo . A continuación, puede insertar esos campos en el documento seleccionando el icono Insertar campo . . 

Esos campos aparecen dentro del documento con marcadores de posición que tienen el símbolo $ delante de ellos.

Puede ver la versión web del formulario seleccionando Abrir formulario web en la ventana Documento rellenable.

Cuando haya terminado de crear su formulario, simplemente seleccione Publicar formulario . Seleccione la pestaña Compartir para proporcionar una lista de direcciones de correo electrónico a las que enviar su formulario para completar.

Seleccione Publicar formulario para finalizar y enviar los correos electrónicos.

Unificación de correo

El complemento Mail Merge es un poderoso complemento de Google Doc que le permite usar valores de una hoja de cálculo de Google Sheets e insertarlos en un documento de plantilla. 

¿Por qué es útil esto? Si considera una empresa donde el propietario necesita enviar facturas a cientos de clientes, este complemento les permitiría crear un documento de “plantilla” de factura maestra, pero completar campos específicos utilizando filas de datos de una hoja de cálculo.

Esto genera tantos documentos de factura como sea necesario para procesar todos los datos de la hoja de cálculo original. Para usar este complemento, simplemente seleccione Combinar correspondencia en el menú Complementos y seleccione Iniciar .

Esto abre la ventana Combinar correspondencia a la derecha.

Utilice esta ventana para seleccionar la hoja de cálculo que contiene los datos que desea combinar. A continuación, puede seleccionar cada campo que desee utilizar para combinar con la plantilla de documento.

También puede seleccionar Mostrar configuración de correo electrónico para personalizar la plantilla de encabezado de correo electrónico si desea automatizar el envío del lote de documentos a varios usuarios. 

Si desea utilizar la función de correo electrónico por lotes, asegúrese de configurar la configuración SMTP para que el complemento use la configuración SMTP correcta para su cuenta de correo electrónico.

Imágenes gratis de Pixabay

Otro complemento útil de Google Doc es Pixabay Free Images. Este es uno de los complementos más fáciles de usar, ya que es simplemente una búsqueda de imágenes gratuita para imágenes que puede usar en su propio documento.

Para usarlo, simplemente seleccione Complementos en el menú, seleccione Imágenes gratuitas de Pixabay y seleccione Buscar imágenes

Esto abrirá una ventana a la derecha que puede usar para buscar imágenes gratuitas para usar en su documento de Google. 

Simplemente seleccione la imagen libre para colocarla en su documento donde esté actualmente el cursor.

Variables de documento

Una alternativa al complemento Mail Merge o al complemento Fillable Document es el complemento Doc Variables. 

Este complemento es perfecto si desea que varias personas completen un documento con sus propios valores. El complemento proporciona un formulario colaborativo que los usuarios pueden usar para ingresar datos en las variables que ha creado en el documento.

Una vez que haya instalado el complemento, crear un documento con plantilla es fácil. Simplemente seleccione Complementos en el menú, seleccione Variables de documento , seleccione Insertar variable y elija el tipo de variable que desea incrustar en el documento. 

Una vez que seleccione el tipo de variable, simplemente asígnele un nombre y seleccione si es un solo campo o cubre varias líneas.

Seleccione Aceptar y verá la variable aparecer en el documento con el símbolo “$” delante de ella.

Puede enviar el documento a alguien para que lo complete, y todo lo que tiene que hacer es seleccionar Iniciar en el menú Complemento .

Esto abre una ventana a la derecha con campos para todas las variables que ha creado para el documento. 

La persona a la que le envió el formulario solo necesita completar las variables y presionar la flecha azul para finalizar. Esto completará automáticamente el documento con toda la información que ingresó la persona.

Esta es una excelente manera de crear un formulario fácil de completar, o simplemente un documento con plantilla que las personas pueden completar fácilmente con solo completar el formulario complementario.

Limpiador de texto

Si edita muchos documentos, el complemento Text Cleaner Google Doc puede automatizar su trabajo.

La instalación de este complemento le da acceso a ediciones rápidas desde el menú. Simplemente seleccione Complementos en el menú, seleccione Limpiador de texto y seleccione cualquiera de las ediciones rápidas disponibles.

Por ejemplo, puede realizar cualquier acción en todo el documento:

  • Eliminar saltos de línea
  • Eliminar saltos de párrafo
  • Arreglar saltos de línea rígidos
  • Eliminar varios espacios de las oraciones
  • Quitar pestañas
  • Corregir comillas inteligentes

Si desea acceder a más herramientas de edición, seleccione Configurar . Se abrirá una nueva ventana donde podrá personalizar las funciones de Text Cleaner.

Esta pantalla no solo le permite personalizar todas las ediciones que hará por usted, sino que si selecciona todo lo que desea y selecciona Guardar y limpiar ahora , realizará todas las ediciones a la vez en el documento.

Esta herramienta, como todas las demás enumeradas en este artículo, mejora lo que puede hacer con Google Docs. Hace que sea mucho más fácil hacer cosas sorprendentes con sus documentos.

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