Diez consejos para utilizar Dropbox de forma más eficaz

Una excelente manera de almacenar y compartir archivos de casi cualquier tamaño

Los servicios en la nube como Dropbox han cambiado la forma en que todos usamos nuestras computadoras y dispositivos móviles. ¿Cuándo fue la última vez que llevaste archivos a casa desde el trabajo en una unidad USB? Sin embargo, un aspecto a veces molesto del uso de los servicios en la nube es que las características y las interfaces cambian según el capricho del propietario de la plataforma. ¿Quién puede mantenerse al día con todos los ajustes? 

Así que aquí hay algunos consejos nuevos (y antiguos pero actualizados) sobre cómo usar Dropbox de manera más efectiva. Si es apático con su disco duro basado en la nube, uno de estos consejos interesantes podría hacer que se sienta emocionado por él nuevamente.

Restaurar archivos de Dropbox

Aunque solo ve una copia de sus datos en Dropbox a primera vista, el servicio en realidad tiene una ventana móvil a la que puede volver para cualquier archivo. La ventana difiere entre cuentas gratuitas y de pago, pero los usuarios gratuitos pueden restaurar cualquier cambio en los últimos 30 días. 

Puede restaurar archivos y carpetas individuales manualmente. Sin embargo, si necesita configurar todo su Dropbox a una fecha anterior (por ejemplo, debido a un ataque de ransomware), deberá escribir un correo electrónico al soporte de Dropbox.

  • Para utilizar esta función, inicie sesión en Dropbox.com.
  • Haga clic en Archivos y luego en archivos eliminados .
  • Elija el archivo que desea restaurar, haga clic en él y luego haga clic en restaurar .
  • Sus archivos ahora deberían volver a estar en su lugar.

Cómo utilizar la autenticación de dos factores en Dropbox

Seamos realistas, el sistema actual basado en contraseñas que utilizan la mayoría de los sitios no es perfecto. Constantemente escuchamos sobre nuevas violaciones de datos y hackeos en los que se exponen las credenciales de los usuarios. Cuando se trata de un servicio como Dropbox, que probablemente contenga información personal confidencial, la necesidad de una mejor solución es mucho más urgente. 

Ahí es donde entra en juego la autenticación de dos factores. Combina dos fuentes de verificación independientes, como una contraseña y un PIN telefónico de un solo uso, para que a los piratas informáticos les resulte mucho más difícil acceder a sus cosas.

A continuación, le indicamos cómo utilizar la autenticación de dos factores en Dropbox:

  • Inicie sesión en el sitio.
  • Haga clic en la imagen de su cuenta y luego haga clic en configuración .
  • Haga clic en la pestaña de seguridad y luego active la verificación en <strong>dos pasos</strong> .
  • Desde aquí, simplemente haga clic en comenzar y siga las instrucciones.

Una vez finalizado el proceso, tendrás mucha más seguridad para tu vergonzosa colección de poesía.

Uso de LAN Sync para acelerar las máquinas de Dropbox locales

La mayoría de las personas tienen varios dispositivos en estos días y si tiene Internet por cable en casa, también tiene una pequeña LAN a través de su enrutador. Si sus diversas máquinas conectadas están sincronizando Dropbox a través de Internet, eso puede hacer mella en su ancho de banda. 

Al activar LAN Sync, los dispositivos conectados a la misma LAN y cuenta de Dropbox compartirán archivos entre ellos. Lo que significa que no terminas descargando los mismos datos más de una vez.

  • Para activarlo, o comprobar que está activado, haga clic con el botón derecho en el icono de Dropbox en el área de notificación.
  • Haga clic en el icono de rueda dentada y elija preferencias .
  • Haga clic en la pestaña Ancho de banda y en Lan Sync, asegúrese de que haya una marca de verificación.

Ahora sus dispositivos funcionarán bien y compartirán sus datos entre sí.

Rocas de carga de cámara para usuarios de iOS

Si bien los usuarios de Android pueden encontrar fácilmente sus fotos en su Google Drive sin esfuerzo, los usuarios de iOS se han limitado a usar iCloud, que puede ser un poco menos elegante de usar. Afortunadamente, Dropbox ofrece una función de carga automática de la cámara que también funciona en Android, pero para los usuarios de iOS es especialmente útil.

  • Para verificar si la carga de la cámara está activada con iOS, abra la aplicación de Dropbox.
  • Toque Cuenta .
  • Toca Cargas de cámara .
  • Alternar cargas como desee.
  • Ahora tus instantáneas irán automáticamente a tu Dropbox.

La sincronización selectiva le ahorra ancho de banda y espacio desperdiciados

En computadoras de escritorio y portátiles, Dropbox sincroniza todas las carpetas de forma predeterminada. Para la mayoría de las personas, esto está bien, pero si solo necesita sincronizar ciertas carpetas con un dispositivo específico, puede usar la sincronización selectiva para asegurarse de que solo las carpetas relevantes se descarguen en ese dispositivo.

  • Para activarlo, haga clic con el botón derecho en el icono de Dropbox en el área de notificación.
  • Haga clic en el icono de rueda dentada y elija preferencias .
  • Haga clic en la pestaña Sincronizar .
  • Haga clic en sincronización selectiva y elimine la marca de verificación junto a todo lo que no desee sincronizar. Ahora esas carpetas no ocuparán espacio ni ancho de banda para esa máquina en particular.

Hacer que los archivos importantes estén “disponibles sin conexión” en dispositivos móviles

De forma predeterminada, Dropbox no descarga nada en su dispositivo móvil. Solo le muestra todos los archivos en la aplicación, descargándolos si intenta abrir alguno de ellos. Obviamente, esta es una medida para lidiar con datos costosos y almacenamiento limitado en los teléfonos. 

Sin embargo, puede marcar archivos específicos para asegurarse de que estén siempre actualizados y disponibles en su dispositivo, incluso si no tiene conexión a Internet.

Es tan fácil como un pastel. En su aplicación de Android o iOS, toque los tres puntos junto a cualquier archivo y toque hacer disponible sin conexión. Ahora siempre estarán disponibles hasta que inviertas el proceso. Solo tenga en cuenta que ahora esta es una función paga de DropBox Plus .

Utilice Dropbox y la integración “Abrir con” para editar archivos directamente

Editar un archivo de Word u otro archivo de Office desde la carpeta sincronizada en su computadora no podría ser más fácil. Todo lo que necesita hacer es abrirlo como de costumbre y luego guardarlo cuando se terminen las ediciones. El problema surge cuando necesita editar rápidamente un archivo desde una computadora que no tiene una carpeta sincronizada. 

Afortunadamente, Dropbox ahora te permite abrir un archivo del sitio web directamente en la aplicación y luego guardar automáticamente las ediciones. Esto le evita descargar manualmente el archivo, editarlo, cargarlo y luego eliminar o cambiar el nombre del original.

Cómo usar Abrir con en Dropbox:

  • Abra la vista previa del archivo en Dropbox.
  • Haga clic en Abrir con y seleccione la aplicación correcta. En el caso de un archivo de Word, esta aplicación correcta es, por supuesto, Word.

El archivo se abrirá en Word, donde podrá editarlo como de costumbre. Después de guardar y cerrar el archivo, los cambios se reflejarán inmediatamente en el archivo de Dropbox en línea.

Utilice Dropbox Paper para colaborar y trabajar sin problemas

Dropbox se está convirtiendo rápidamente en mucho más que un lugar para almacenar y compartir documentos. Existe una dura competencia de empresas como Google y Microsoft, que integran sus soluciones de almacenamiento en la nube con herramientas de productividad basadas en la nube.

Paper es una herramienta colaborativa donde los miembros del equipo pueden trabajar juntos al mismo tiempo. Dropbox no lo diseñó simplemente para ser una alternativa a Google Docs. También es un espacio de trabajo de uso general donde los equipos remotos pueden discutir proyectos. Puede usar Paper para tomar notas de reuniones, tener sesiones de lluvia de ideas y planificar proyectos, mientras aprovecha todos los recursos que ha almacenado en su espacio compartido en la nube de Dropbox. 

El papel se puede utilizar a través de una interfaz de navegador o mediante aplicaciones dedicadas de Android e iOS.

Cómo integrar Dropbox con G Suite

Dropbox Paper es una herramienta de colaboración inteligente y minimalista. Sin embargo, definitivamente no es un reemplazo serio para las aplicaciones de productividad en la nube que obtiene con G Suite de Google. G Suite es la versión de pago centrada en los negocios de las aplicaciones de Google Cloud que todos conocemos y amamos.

Si su lugar de trabajo usa Dropbox y G Suite, ahora es posible fusionar los dos usando Dropbox para G Suite. Es una de las integraciones más hábiles de dos servicios en la nube completamente diferentes que se hayan visto hasta ahora y los beneficios son bastante sustanciales. Al usar Dropbox para G Suite, puede almacenar formatos de archivo nativos de Google en su almacenamiento de archivos de Dropbox. Por lo tanto, los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones estarán al lado de sus documentos normales de Office.

Hablando de eso, esta integración también le permite editar documentos en formato Office directamente desde su Dropbox usando las herramientas de edición de Google, sin tener que convertirlos en absoluto. Esta opción significa que ya no tendrá que hacer una elección difícil entre dos de los principales proveedores de almacenamiento en la nube.

Lleva Dropbox a Slack

Así como G Suite se ha convertido en algo esencial para muchas empresas, Slack se ha convertido en una herramienta de comunicación y gestión de equipos fundamental. Es una manera excelente de permitir que las personas trabajen juntas en una red informática, pero Slack carece de buenas herramientas de administración y almacenamiento de archivos. 

Afortunadamente, Dropbox ha vuelto a reconocer que es necesario fusionar estos dos productos y ha proporcionado una integración oficial para Slack.

Puede iniciar conversaciones de Slack desde el propio Dropbox, relacionadas con archivos específicos. Puede enviar archivos de Dropbox a personas a través de Slack directamente y también se puede acceder a los documentos de Dropbox Paper y colaborar en ellos directamente desde Slack. 

Si usa tanto Dropbox como Slack, esta función reducirá la cantidad de manipulaciones poco elegantes que tiene que hacer actualmente.

Pensar más allá

Estas son solo algunas de las formas en que puede usar Dropbox de manera más efectiva, pero la comunidad también está creando muchos “trucos” no oficiales y Dropbox sigue trabajando duro para mantenerse por delante de la competencia. Literalmente, podría escribir un libro sobre todas las cosas que son posibles con este servicio en la nube aparentemente simple.

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