Dar formato a celdas usando formato condicional en Excel

Hay 5 buenas razones por las que quieres hacer esto

Si está acostumbrado a usar versiones anteriores de Excel, las opciones de formato condicional en Excel 2007, 2010 y 2013 le sorprenderán. Entonces, ¿por qué querrías molestarte en usar formato condicional? Bueno, aquí hay un par de razones por las que me encanta usar esta función de Excel:

1. Para que sus datos sean más atractivos visualmente.

2. Hacer que sus hojas de cálculo sean más fáciles de entender de un vistazo.

3. Identificar ciertos tipos de números para ayudar en la resolución de problemas.

4. Para ayudarlo a sacar conclusiones de sus datos.

5. Mostrar visualmente al usuario lo que es “bueno” o “malo” usando verde y rojo.

Ahora, puede usar formato condicional para formatear cada celda en un rango según sus propios criterios (y hay muchas opciones de formato para elegir). Por ejemplo, si tiene una hoja de ganancias y desea codificar con colores todas las ganancias superiores a $ 200 como verde y todas las ganancias inferiores a $ 200 como amarillo y todas las pérdidas como rojo, entonces puede usar el formato condicional para hacer rápidamente todo el trabajo por usted. .

Formato condicional en Excel

El formato condicional le permite formatear cantidades importantes de datos de forma rápida y sencilla, sin dejar de poder distinguir diferentes tipos de datos. Puede crear reglas para las opciones de formato que permitirán que Microsoft Excel se formatee automáticamente por usted. Realmente solo tienes que seguir tres sencillos pasos.

Paso 1: seleccione las celdas que desea formatear.

Paso 2: haga clic en el botón Formato condicional en el menú Inicio, sección Estilos.

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Paso 3: selecciona tus reglas. Hay reglas de celdas de resaltado y <strong>reglas de </strong>arriba / abajo  en la parte superior que le permiten hacer comparaciones con valores. Para este ejemplo, impusimos tres reglas. La primera fue que cualquier valor superior a 200 dólares era verde.

Vale la pena señalar que solo la sección Resaltar reglas de celdas también se puede usar para comparar un conjunto de datos con otro conjunto de datos. Todo lo demás solo usará el conjunto de datos que ha resaltado y comparará los valores entre sí. Por ejemplo, cuando utilizo la regla Mayor que, puedo comparar valores de A1 a A20 con un número específico o puedo comparar A1 con A20 con B1 con B20.

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La misma lógica se aplicó a la segunda y tercera reglas. La segunda regla era que cualquier valor entre $ 0 y $ 200 tenía el formato amarillo. La tercera regla era que cualquier valor inferior a $ 0 se formateó en rojo. Así es como se ve una parte de la hoja de cálculo terminada.

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Si no le gustan estas opciones de formato, Excel tiene muchas opciones nuevas de formato condicional que puede utilizar. Por ejemplo, puede insertar iconos como flechas de colores ( Conjuntos de iconos ), gráficos de barras como en el segundo ejemplo ( Barras de datos ), o incluso un rango de colores seleccionados automáticamente como en el último ejemplo ( Escalas de color ). Estas tres opciones solo comparan valores del mismo conjunto de datos. Si selecciona A1 a A20, solo comparará esos valores entre sí.

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Si luego decide que no desea que sus celdas tengan un formato condicional, todo lo que tiene que hacer es borrar el formato. Para hacer esto, seleccione el botón Formato condicional y seleccione Borrar reglas . Luego, seleccione si desea borrar las reglas solo de las celdas seleccionadas o de toda la hoja de trabajo.

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Además, si ha creado varias reglas, es posible que olvide qué reglas ha aplicado a qué celdas. Dado que puede aplicar muchas reglas al mismo conjunto de celdas, puede resultar bastante confuso, especialmente si alguien más creó la hoja de cálculo. Para ver todas las reglas, haga clic en el botón Formato condicional y luego haga clic en Administrar reglas.

administrador de reglas

Cuando tiene más de una regla aplicada al mismo rango de celdas, las reglas se evalúan en orden de mayor a menor precedencia. De forma predeterminada, la regla más nueva agregada tendrá mayor prioridad. Puede cambiar eso haciendo clic en la regla y luego usando los botones de flecha hacia arriba y hacia abajo para cambiar el orden. Además, puede hacer clic en el menú desplegable en la parte superior y ver las reglas solo para la selección actual o para cada hoja del libro de trabajo.

También hay una casilla de verificación llamada Stop If True , que no entraré en detalles aquí porque es bastante complicado. Sin embargo, puedes leer este post de Microsoft que lo explica con gran detalle.

Nuevas opciones de formato condicional Excel 2010

Casi todo es igual en Excel 2010 cuando se trata del formato condicional que se incluyó en Excel 2007. Sin embargo, hay una característica nueva que realmente lo hace mucho más poderoso.

Anteriormente mencioné que la sección Resaltar reglas de celdas le permite comparar un conjunto de datos con otro conjunto de datos en la misma hoja de cálculo. En 2010, ahora puede hacer referencia a otra hoja de trabajo en el mismo libro de trabajo. Si intenta hacer esto en Excel 2007, le permitirá seleccionar los datos de otra hoja de trabajo, pero le dará un mensaje de error cuando intente hacer clic en Aceptar al final.

En Excel 2010, ahora puede hacer esto, pero es un poco complicado, así que lo voy a explicar paso a paso. Digamos que tengo dos hojas de trabajo y en cada hoja tengo datos de B2 a B12 para algo así como ganancias. Si quiero ver qué valores de B2 a B12 de la hoja 1 son mayores que los valores de B2 a B12 de la hoja 2, primero seleccionaría los valores de B2 a B12 en la hoja 1 y luego haría clic en Excelente que en Reglas de celdas resaltadas.

referencia de celda

Ahora haga clic en el botón de referencia de celda que he mostrado arriba. El cuadro cambiará y el icono del cursor se convertirá en una cruz blanca. Ahora continúe y haga clic en la hoja 2 y seleccione  SOLO la  celda B2. No NO  seleccionar toda la gama de B2 a B12.

seleccionar rango de celdas

Verá que el cuadro ahora tiene un valor de = Hoja2! $ B $ 2 . Vamos a necesitar cambiar esto a = Sheet2! $ B2 . Básicamente, simplemente elimine el que viene antes del 2. Esto mantendrá la columna fija, pero permitirá que el número de fila cambie automáticamente. Por alguna razón, no solo le permitirá seleccionar todo el rango.

Vuelva a hacer clic en el botón de referencia de celda y luego haga clic en Aceptar. Ahora, los valores de la hoja 1 que sean mayores que la hoja 2 se formatearán de acuerdo con las opciones de formato que elija.

formato condicional

¡Con suerte, todo eso tiene sentido! Al mirar Excel 2013, no parece haber características nuevas en lo que respecta al formato condicional. Como último consejo, si cree que las reglas predeterminadas no coinciden con lo que está tratando de lograr, puede hacer clic en la  opción Nueva regla y comenzar desde cero. Lo bueno de crear una nueva regla es que puede usar una fórmula para determinar qué celdas formatear, lo cual es muy poderoso.

regla de formato de celdas

Aunque el formato condicional parece relativamente fácil y simple en la superficie, puede volverse bastante complejo según sus datos y sus necesidades. Si tiene alguna pregunta, no dude en publicar un comentario. ¡Disfrutar!

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