Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Excel

Varias características, con algunas salvedades

¿Está buscando una forma de realizar un seguimiento de los cambios realizados en una hoja de cálculo de Excel? Hay muchos casos en los que debe distribuir un archivo a varias personas y realizar un seguimiento de los cambios realizados. Es posible que desee realizar un seguimiento de cuándo se realizó el cambio, quién hizo el cambio, en qué celda se produjo el cambio y qué datos se modificaron.

Excel tiene funciones de seguimiento integradas que pueden manejar todos los casos anteriores. Puede revisar fácilmente todos los cambios directamente en la hoja de trabajo y también puede aceptar o rechazar cada cambio. Hay algunos puntos para recordar acerca de las funciones de seguimiento de Excel:

1. Activar el seguimiento no significa que pueda revertir la hoja de cálculo en el tiempo a un estado anterior deshaciendo los cambios. Básicamente es un archivo de registro que registra todo y eso es todo. Puede ir manualmente y ver qué datos se eliminaron o agregaron, pero tendrá que realizar los cambios en la hoja de cálculo usted mismo.

2. Activar el seguimiento no significa que se registren todos los cambios que realice. Se realiza un seguimiento de todos los datos almacenados en una celda, pero otros cambios, como el formato, no. Otros cambios que no se rastrean incluyen ocultar / mostrar filas y columnas, comentarios y valores de celda que cambian debido a un nuevo cálculo de la fórmula.

3. El historial de cambios solo se conserva durante 30 días de forma predeterminada. Si realiza cambios en una hoja de cálculo de Excel y luego vuelve a abrir el libro de trabajo 45 días después, podrá ver el historial de cambios de los 45 días hasta que cierre el libro de trabajo. Cuando lo cierre, desaparecerá cualquier historial de cambios que tenga más de 30 días. Eso significa que la próxima vez que lo abra, no podrá ver el cambio que hizo 45 días antes.

4. Siempre que active el seguimiento, el libro de trabajo se convierte en un libro de trabajo compartido. Esto significa que varios usuarios realizarán cambios en el documento.

Ahora que conoce algunos conceptos básicos sobre cómo funciona el seguimiento en Excel, hablemos sobre cómo habilitarlo, cambiar la configuración y realizar un seguimiento de los cambios.

Habilitación del seguimiento

Sigamos adelante y activemos el seguimiento primero. Abra Excel y haga clic en la  pestaña Revisar en la cinta. En el extremo derecho, debería ver una opción llamada Control de cambios  en la sección Cambios .

revisar cambios de seguimiento

Haga clic en el botón y elija  Resaltar cambios . Aparecerá un cuadro de diálogo en el que ahora debe marcar la opción “Realizar un seguimiento de los cambios durante la edición. Esto también comparte su libro de trabajo ” .

activar seguimiento

Aquí tiene varias opciones, como  Cuándo , Quién y Dónde . Para cuando , todos significa que se resaltarán todos los cambios. También tiene la opción de resaltar cambios desde la última vez que guardó el documento, desde una fecha específica, o cambios que aún no se han revisado.

Si marca  Quién , puede optar por realizar un seguimiento de los cambios realizados por cualquier persona o los cambios realizados por todos excepto usted. La  opción Dónde le permite realizar un seguimiento de los cambios solo para una parte específica de la hoja de cálculo. Simplemente haga clic en el botón de la derecha y seleccione el rango de celdas del que desea realizar un seguimiento.

Por último, puede desmarcar la opción Resaltar cambios en la pantalla si no desea que otros sepan que está realizando un seguimiento de los cambios. De forma predeterminada, una vez que comience a rastrear y esta opción esté seleccionada, cualquier celda modificada mostrará una pequeña flecha en la parte superior izquierda para indicar que se modificó.

Excel cambios

Además, si hace clic en una celda modificada (con Resaltar cambios en la pantalla activada), aparecerá una pequeña ventana emergente que muestra de qué se cambió el valor y a qué hora. Si anula la selección de la opción Resaltar cambios en la pantalla, ese pequeño triángulo negro no aparecerá.

realizar un seguimiento de los cambios en Excel

Entonces, lo que puede hacer, por ejemplo, es ocultar los cambios en la pantalla sin marcar la casilla, enviar su archivo a todos los que tengan que hacer cambios en él y, cuando lo recupere, simplemente vaya a Control de cambios y vuelva a verificar la caja.

Configurar seguimiento

El siguiente paso es echar un vistazo a la configuración de seguimiento y ajustarla para que se adapte a sus necesidades. Para hacer esto, haga clic en el botón Compartir libro de trabajo que está directamente a la izquierda del botón Control de cambios . Haga clic en la pestaña Avanzado cuando aparezca el cuadro de diálogo Compartir libro .

compartir la configuración del libro

Aquí puede cambiar la cantidad de días para mantener el historial de cambios a algo que no sea 30 días. De forma predeterminada, los cambios se actualizan cuando se guarda el archivo, pero puede hacer que se realice automáticamente cada pocos minutos. Por último, puede elegir cómo desea lidiar con los conflictos: ya sea solicitándole o simplemente dejando que el último cambio al guardar el archivo gane.

Ver cambios

Una vez que haya habilitado el seguimiento y haya realizado algunos cambios, puede volver a hacer clic en el botón Control de cambios, hacer clic en Resaltar cambios y notará que el cuadro Lista de cambios en una nueva hoja ya no está atenuado.

lista cambios nueva hoja

Compruébalo y haz clic en Aceptar. Se agregará una nueva hoja de trabajo llamada Historial que le permitirá ver todos los cambios que se han realizado en ese libro de trabajo.

cambiar el historial de excel

En algún momento, deberá aprobar o rechazar los cambios. Puede revisar todos los cambios y luego elegir cuáles desea conservar o descartar.

Simplemente haga clic en Control de cambios nuevamente y elija Aceptar / Rechazar cambios . Seleccione las opciones para elegir qué cambios desea aceptar o rechazar. Si desea revisar todos los cambios, simplemente deje Cuando esté marcado y asegúrese de que esté configurado como No revisado .

Haga clic en Aceptar y Excel comenzará a mostrarle cada cambio que se realizó y le dará la opción de Aceptar o Rechazar . También puede Aceptar todos o Rechazar todos los cambios si lo desea.

aceptar rechazar cambios

Si rechaza un cambio, volverá inmediatamente a lo que estaba originalmente en esa celda. Vale la pena señalar que si otra celda hace referencia al contenido de la celda rechazada, ese valor también cambiará cuando el valor de la celda referenciada se revierte. Esto puede hacer que las fórmulas se rompan, etc., así que tenga cuidado.

¡Eso es todo! Ahora puede realizar un seguimiento de los cambios realizados en su hoja de cálculo de Excel fácilmente utilizando esta función incorporada. Si tiene alguna pregunta, publique un comentario. ¡Disfrutar!

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