Cómo eliminar completamente los metadatos personales de los documentos de Microsoft Office

Además de las razones por las que quieres hacer esto

Todo lo que haces genera datos en alguna parte. Esa información, cuando se recopila y analiza, se convierte en información. Esa información puede decirle a alguien más sobre ti de lo que probablemente quieras que sepan.

La información recopilada a lo largo del tiempo puede decirle a alguien todo sobre usted y puede usarse para ayudarlo o dañarlo. Estos datos se conocen como metadatos.

¿Qué son los metadatos?

Los metadatos son datos sobre datos. ¿No odias cuando la gente
usa una palabra para definir esa palabra? Los datos son hechos completamente objetivos. No
se puede discutir razonablemente. Uno es uno y cero es cero. La temperatura es la
que es. La fecha de hoy es la fecha de hoy. Tú entiendes.

Los metadatos son hechos sobre un solo dato. Vamos a
ilustrar esto con el ejemplo de escribir una carta en Microsoft Word.

Escribe una carta para enviar a las autoridades sobre algo que está
sucediendo en el trabajo que no es ético, posiblemente incluso ilegal. Sí, nos pusimos dramáticos de
inmediato.

La letra es información formada por los caracteres que escribió
en un orden determinado. Los caracteres que escribiste son generados por un montón de unos
y ceros. Los unos y los ceros son los datos que componen la información de
la carta.

Cuando los unos y los ceros se convierten en la letra, hay
otros datos sobre la letra que se crea. Algunos de esos metadatos
incluyen cuándo escribió la letra, quién la escribió, cuándo se
guardó por última vez , en qué versión de Word se creó, todos estos son datos sobre los
datos o metadatos.

¿Qué hacen los metadatos?

En Microsoft Office, la mayoría de los metadatos están ahí solo para
su beneficio. Puede ayudarlo a encontrar la versión más reciente de un documento o ver quién
creó el documento para que pueda hacerles preguntas al respecto. Ayuda a realizar un
seguimiento de las ediciones o comentarios en los documentos.

También lo utiliza el programa de Office y otros programas para
trabajar con el documento. El Explorador de Windows usa la información para categorizar y
ordenar documentos, por ejemplo.

¿Por qué querría eliminar los metadatos?

Volvamos a la carta que está enviando a las
autoridades sobre algo extraño que está sucediendo en el trabajo. Lo hace de forma
anónima porque teme represalias, o simplemente no quiere involucrarse
más allá de llamar la atención de las autoridades. Es una denuncia de irregularidades.

Usted hace todo lo posible y obtiene una dirección de correo electrónico temporal y la envía
desde una computadora pública en una biblioteca para cubrir sus huellas. Debido a los
metadatos, el documento puede tener información que se puede utilizar para vincularlo con
usted. Incluso puede tener su nombre adjunto.

Peor aún, es posible que los cambios que realizó en el documento, aunque ya
no sean visibles para usted, sigan estando en el documento. Si escribió un párrafo
sobre algo específico para usted, pero luego lo eliminó porque podría usarse para
identificarlo, aún podría ser parte del archivo en forma de metadatos.

¿Cómo puedo ver los metadatos de Office?

A continuación se muestra una lista de métodos para ver qué metadatos se
adjuntan a sus archivos de Word, Excel o PowerPoint. Los metadatos que rodean el correo electrónico
enviado desde Outlook son mucho más complejos y están más allá del alcance de este artículo.

Ver metadatos en Word, Excel o PowerPoint

Con el documento, libro de trabajo o presentación abierta que
desea verificar:

Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda.

En la pantalla de información , verá mucha información como tamaño, páginas, palabras, tiempo total de edición, última modificación, creación y personas relacionadas, entre otros datos.

Debajo de esos datos, haga clic en Mostrar todas las propiedades para ver más datos.
NOTA: Preste atención a los datos de la plantilla. Si usó una plantilla que tiene su nombre, o el nombre de una empresa en su nombre de archivo, se podría rastrear hasta usted.

Ver metadatos en el Explorador de Windows

Abra el Explorador de Windows y navegue hasta donde ha guardado el archivo.

Haga clic derecho en el archivo y haga clic en Propiedades .

En la ventana Propiedades, haga clic en la pestaña Detalles . Verá todos los metadatos en una lista compacta y concisa.

Ver todos los metadatos para archivos de Word, Excel o PowerPoint

Extensible Markup Language (XML) es el documento de facto para
el almacenamiento de metadatos en informática. Acompaña todo tipo de archivos y los archivos de
Microsoft Office no son una excepción.

Ver estos documentos XML es sorprendentemente fácil. Hagamos
esto con un archivo de Word.

  1. Abra el
    Explorador de Windows
    y navegue hasta donde ha guardado el archivo.
  2. Haga una copia del archivo para no
    dañar accidentalmente el archivo original.
  3. Seleccione el archivo de copia y toque el botón F2 en su teclado o
    haga clic con el botón derecho en el archivo y seleccione Cambiar nombre .

Cambie la extensión del archivo de .docx a .zip . Sí, cada tipo de archivo de Office que termina en x es un archivo comprimido que contiene documentos XML. Recibirá una advertencia acerca de hacer esto. Haga clic en .

Haga clic con el botón derecho en el archivo y seleccione Extraer todo …

En la ventana que se abre, le preguntará dónde desea guardar los archivos extraídos y si desea mostrar los archivos extraídos cuando haya terminado. Los valores predeterminados son buenos. Haga clic en Extraer .

Una vez realizada la extracción, verá tres carpetas y un archivo XML. Explore estos archivos para ver qué información se almacena allí. Si hace doble clic en un archivo XML, es probable que se abra en Internet Explorer.

Se verá extraño, pero debería poder distinguir lo que significa la mayor parte de la información. Hay dos archivos XML que pueden contener su nombre: core.xml en la carpeta docProps y document.xml y people.xml , ambos en la carpeta Word .

Cómo eliminar metadatos de Microsoft Word, Excel o PowerPoint

Me tomó mucho tiempo llegar aquí, pero si vas a hacer
algo como esto, debes saber exactamente por qué. Sigamos con eso.

Eliminar metadatos en Word, Excel o PowerPoint

Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda.

En la página de información , haga clic en Buscar problemas a la izquierda, cerca de la mitad de la página.

Haga clic en Inspeccionar documento . Se abrirá la ventana del <strong>Inspector de documentos</strong> .

 Asegúrese de que todas las casillas de verificación en el Inspector de documentos estén marcadas, luego haga clic en el botón Inspeccionar .

Una vez que finalice el Inspector de documentos, verá información sobre el tipo de datos que encontró. Una marca de verificación verde en un círculo significa que no encontró datos de ese tipo. Un signo de exclamación rojo significa que encontró datos de ese tipo. Junto a la descripción de ese tipo de datos, verá el botón Eliminar todo .

Haga clic en eso para eliminar todos los datos de ese tipo. Puede haber varios de estos botones, así que desplácese hacia abajo para asegurarse de obtenerlos todos.

Una vez que haya eliminado los metadatos, es posible que desee hacer clic en el botón Reinspeccionar , solo para asegurarse de que no se pierda nada.

Guarde su documento ahora para asegurarse de que los datos no se vuelvan a ingresar.

Cómo estar seguro de que se eliminaron los metadatos

Siga los pasos anteriores para Ver todos los metadatos en Word,
Excel o PowerPoint
. Al inspeccionar los archivos core.xml, document.xml y
people.xml, debería ver que ya no hay datos personales en el documento
.

Si vuelve a cambiar la extensión de .zip a .docx, podrá
volver a abrir el archivo normalmente en Word.

Cómo eliminar metadatos en el Explorador de Windows

Este es un buen método si desea eliminar
rápidamente los metadatos de varios archivos. Hacer esto para 2 o más archivos se puede hacer en cuestión
de segundos.

Abra el Explorador de Windows y navegue hasta el archivo del que desea eliminar los metadatos. Haga clic derecho en el archivo y haga clic en Propiedades .

En la ventana Propiedades, haga clic en la pestaña Detalles y luego haga clic en Eliminar propiedades e información personal .

Puede
eliminar información de dos formas. Puede eliminar metadatos del
archivo original o hacer una copia del archivo sin metadatos.

Eliminar metadatos del archivo original

Seleccione Eliminar las siguientes propiedades
de este archivo:
luego marque solo las casillas que desee o haga clic en el botón Seleccionar
todo
. Luego haga clic en <strong>Aceptar</strong> .

Hacer una copia sin metadatos

Esto hará una copia del archivo y agregará la palabra Copiar
al final del nombre del archivo. Esa copia no tendrá metadatos asociados
.

En la ventana Eliminar propiedades , seleccione Crear una
copia con todas las propiedades posibles eliminadas y
luego haga clic en el botón Aceptar .

Compare las propiedades del original y la copia para ver
la diferencia.

¿En el claro?

¿Significa esto que estás a salvo? ¿No se le puede identificar ahora en el documento? Eso es difícil de decir. Lo que haga a continuación con el documento lo determinará.

Cualquier procesamiento digital adicional del documento, como enviarlo por correo electrónico, podría agregar metadatos nuevamente a la cadena. Una opción viable es imprimir el documento y enviarlo por correo. Es difícil obtener metadatos en papel.

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