Cómo dar formato a las celdas de una hoja de cálculo para calcular cantidades automáticamente

Deja que las fórmulas hagan el trabajo pesado

Calcular cantidades en una hoja de cálculo es una de las razones más básicas para utilizar un programa de hoja de cálculo como Excel o un sitio web de hoja de cálculo como Google Sheets. Es útil cuando se trata de grandes conjuntos de datos, automatizar el seguimiento de gastos y más.

Una fórmula que agrega celdas automáticamente es mucho más fácil que sacar una calculadora para hacer los cálculos manualmente. Lo mismo es cierto para otros cálculos matemáticos. Todo lo que necesita son los valores con los que trabajará, y las fórmulas que veremos a continuación harán todo el trabajo pesado por usted.

La mayoría de los programas de hojas de cálculo funcionan exactamente igual cuando se trata de sumar, restar, multiplicar y dividir, por lo que estos pasos deberían funcionar independientemente de la herramienta de hoja de cálculo que esté utilizando.

Sumar y restar automáticamente en una hoja de cálculo

Considere una hoja de cálculo simple que contenga gastos, depósitos y el saldo actual. Comienza con un saldo que muestra cuánto dinero tiene disponible y necesita que se le resten los gastos y se agreguen los depósitos para mantenerse al día. Las fórmulas se utilizan para calcular fácilmente el saldo.

Aquí hay un ejemplo simple de cómo restar un gran gasto de un saldo:

Queremos que el saldo actual se muestre por debajo del actual de $ 10,000. Para hacer eso, seleccionamos la celda donde queremos que aparezca el cálculo, y luego colocamos un signo = seguido del cálculo. 

El signo = siempre es necesario para comenzar cualquier fórmula en una hoja de cálculo. El resto es bastante sencillo: tome el saldo actual (C2) menos el gasto (A3), tal como lo haría si estuviera restando estos valores en papel. Al presionar Enter cuando termine con la fórmula, se calcula automáticamente el valor de $ 9,484.20.

De manera similar, si quisiéramos agregar un depósito al saldo, seleccionaríamos la celda en la que queremos que aparezcan los datos, pondremos un signo = en ella y luego continuaríamos con matemáticas simples para lo que necesitamos agregar: C3 + B4

Lo que hemos hecho hasta ahora es mostrar cómo hacer sumas y restas simples en una hoja de cálculo, pero existen algunas fórmulas avanzadas que podríamos usar para calcular estos resultados inmediatamente después de ingresar el gasto o depósito. Usarlos le permitirá ingresar números en esas columnas para que el saldo final se muestre automáticamente.

Para hacer esto, necesitamos crear fórmulas si / entonces. Puede resultar un poco confuso si es la primera vez que observa una fórmula larga, pero la dividiremos en pequeños fragmentos para ver qué significan.

= si (A5> 0, C4-A5, B5> 0, C4 + B5, VERDADERO, ””)

La parte ifs es simplemente decir que queremos igualar más de un “if” porque no sabemos si se completará el gasto o el depósito. Queremos que se ejecute una fórmula si se completa el gasto (esto sería una resta como se muestra arriba) y otra diferente (suma) si se ingresa el depósito.

  • A5> 0 : Esta es la primera declaración if que dice si A5 es mayor que 0 (es decir, si hay un valor allí), entonces haga lo siguiente …
  • C4-A5 : Esto es lo que sucede si hay un valor en A5; tomaremos el saldo menos el valor en A5.
  • B5> 0 : Esta es la otra declaración ‘si’ que pregunta si el campo de depósito está completo.
  • C4 + B5 : Si hay un depósito, agréguelo al saldo para calcular el nuevo saldo.
  • VERDADERO, ”” : este es un marcador de posición que marcará la celda sin nada a menos que haya algo que calcular. Si omite esto, entonces cada celda que usa la fórmula pero no tiene nada que calcular, mostrará # N / A , que no se ve muy bien.

Ahora que tenemos una fórmula que calculará automáticamente estos montos, podemos arrastrar la fórmula hacia abajo en la hoja de cálculo para prepararnos para cualquier entrada que hagamos en la columna de gastos o depósitos.

A medida que complete estos valores, la columna de saldo calculará las cantidades inmediatamente.

Los programas de hojas de cálculo pueden manejar más de dos celdas a la vez, por lo que si necesita sumar o restar varias celdas simultáneamente, hay dos formas de hacerlo:

  • = AÑADIR (B2, B30)
  • = MENOS (F18, F19)
  • = C2 + C3 + C4 + C5
  • = A16-B15-A20

Cómo dividir, multiplicar y más

Dividir y multiplicar es tan fácil como sumar y restar. Utilice * para multiplicar y / para dividir. Sin embargo, lo que puede resultar un poco confuso es cuando necesita combinar todos estos cálculos diferentes en una celda.

Por ejemplo, cuando la división y la suma se usan juntas, se puede formatear como = suma (B8: B9) / 60 . Esto toma la suma de B8 y B9 y luego toma esa respuesta dividida por 60. Como necesitamos que la suma se realice primero, la escribimos primero en la fórmula.

Aquí hay otro ejemplo, donde toda la multiplicación está anidada en sus propias secciones para que se hagan juntas, y luego las respuestas individuales se suman: = (J5 * 31) + (J6 * 30) + (J7 * 50) .

En este ejemplo, = 40- (suma (J3: P3)) , estamos determinando cuántas horas quedan de 40 cuando se calcula la suma de J3 a P3. Como estamos restando la suma de 40, primero colocamos 40 como un problema matemático normal, y luego restamos la suma total.

Al anidar cálculos, recuerde el orden de las operaciones para saber cómo se calculará todo:

  • Los cálculos de paréntesis se realizan primero.
  • Los exponentes son los siguientes.
  • Luego multiplicación y división.
  • Sumar y restar son lo último.

Aquí hay un ejemplo del uso correcto e incorrecto del orden de operaciones en un problema matemático simple:

30 dividido por 5 por 3

La forma correcta de calcular esto es tomando 30/5 (que es 6) y multiplicándolo por 3 (para obtener 18). Si sale del orden y toma 5 * 3 primero (para obtener 15) y luego toma 30/15, obtiene la respuesta incorrecta de 2.

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