Cómo crear una lista de distribución en Outlook

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Si usa Outlook para comunicarse con sus colegas, probablemente haya querido enviar un correo electrónico repetidamente a un grupo específico cuya membresía cambia con frecuencia. Por ejemplo, es posible que deba enviar un correo electrónico a todos sus representantes de servicio al cliente todos los días, pero debido a la alta rotación, la lista puede cambiar con frecuencia.

Puede escribir el nombre o el correo electrónico de cada persona manualmente cada vez que envía un correo electrónico, pero rápidamente esto puede volverse engorroso a medida que el grupo crece. No solo eso, sino que también corre el riesgo de olvidar inadvertidamente a alguien, lo que podría provocar un drama en la oficina. ¡Ahí es donde entra una lista de distribución o un grupo de contacto!

En su mayor parte, los términos “grupo de contacto” y “lista de distribución” son intercambiables. Microsoft comenzó a usar la frase “grupo de contacto”, presumiblemente porque es un poco más intuitivo que “lista de distribución”. 

Sin embargo, existe una distinción real entre los dos en las organizaciones que utilizan Microsoft 365. Los administradores de Microsoft 365 pueden convertir las listas de distribución de Outlook existentes en “Grupos”, lo que, a su vez, les da a los miembros del grupo acceso a bibliotecas compartidas y espacios de colaboración como Microsoft. Teams, Yammer y Planner.

Si bien su departamento de TI probablemente gobierna sobre las listas de distribución de Outlook de su organización, especialmente la lista de todo el personal temida y, a menudo, mal mantenida, aún puede crear sus propios grupos de contactos en Outlook. 

A continuación, le mostraremos cómo crear grupos de contactos en Outlook tanto para la versión del navegador como para la aplicación de escritorio. 

Cómo crear un grupo de contactos en Outlook Online

Crear un grupo de contactos en la versión del navegador de Outlook es fácil.

  1. Inicie sesión en su cuenta en outlook.com o seleccione Outlook en el iniciador de aplicaciones si ya ha iniciado sesión en Microsoft 365. Si no ve Outlook en la lista de aplicaciones (lo verá), seleccione Todas las aplicaciones .
  1. En el panel izquierdo, en Grupos , seleccione Nuevo grupo .
  1. En la ventana emergente, asigne un nombre y una descripción a su nuevo grupo y seleccione Crear . (Si su organización lo ha habilitado, es posible que se le solicite que cree una dirección de correo electrónico para el grupo. En ese caso, para facilitar el uso, intente que la dirección de correo electrónico sea idéntica al nombre del grupo).
  1. Ahora, agregue miembros al grupo. Busque personas por nombre o por dirección de correo electrónico. Seleccione el resultado de la búsqueda de la persona que desea agregar al grupo y aparecerá en “Esta persona se agregará”.
  1. Repita el paso 4 hasta que haya agregado a todas las personas que desee al grupo. Luego seleccione el botón Agregar .
  2. Seleccione Cerrar .
  3. Envíe un correo electrónico al grupo que ha creado seleccionando Mensaje nuevo .
  1. En el campo Para , comience a escribir el nombre del grupo que creó y selecciónelo de la lista que aparece.

Pan comido. Pero, ¿qué sucede si necesita agregar o eliminar personas del grupo? Sigue leyendo.

Cómo editar un grupo de contactos en Outlook Online

Microsoft ha facilitado la edición de un grupo de contactos sin tener que salir de Outlook Online. Algunos pasos pueden ser ligeramente diferentes dependiendo de cómo su organización haya configurado Microsoft 365, pero los pasos a continuación deberían llevarlo allí.

  1. En el panel izquierdo, en Grupos , seleccione el grupo que desea editar.
  2. En la entrada de ese grupo, seleccione el icono Más (tres puntos / puntos suspensivos).
  1. Selecciona Configuraciones . (Dependiendo de cómo esté configurado Outlook para su organización, es posible que vea una opción para Agregar miembros directamente desde el icono Más).
  1. En el panel Configuración de grupo que aparece a la derecha, seleccione Editar grupo .
  1. Seleccione la pestaña Miembros
  2. Desde allí, puede agregar miembros o eliminarlos del grupo seleccionando el icono X junto a la entrada de la persona que desea eliminar.
  1. Si ha agregado miembros al grupo, seleccione el botón Agregar . De lo contrario, elija Cerrar .

Otra forma de editar grupos de contactos en Outlook Online

Dependiendo de cómo esté configurado Outlook, es posible que también pueda editar grupos de contactos siguiendo estos pasos:

  1. Vaya a la sección Personas de Outlook (a la derecha del icono Calendario). 
  1. En el panel izquierdo de la sección Grupos, seleccione Propietario para mostrar los grupos que ha creado.
  1. Seleccione el grupo que desea editar de la lista.
  2. Seleccione Administrar miembros del grupo .
  1. Desde allí, puede agregar miembros o eliminar miembros existentes seleccionando la X junto a una entrada.

Cómo crear un grupo de contactos en la aplicación de escritorio de Outlook

Crear un grupo de contactos en la versión de escritorio de Outlook es incluso más sencillo que en la versión en línea.

  1. Inicie Outlook y seleccione el icono Personas cerca de la esquina inferior izquierda (donde cambia entre correo electrónico, tareas, personas y calendario).
  1. A continuación, en la barra de herramientas, seleccione Nuevo grupo de contactos . (Si su organización usa Microsoft 365, también puede ver un botón Nuevo grupo. Para nuestros propósitos, usaremos Nuevo grupo de contacto para facilitar los correos electrónicos grupales).
  1. En la ventana Grupo de contacto que aparece, dé un nombre a su grupo de contacto y luego seleccione Agregar miembros y elija de dónde desea obtener sus nuevos miembros. Las opciones pueden incluir Desde los contactos de Outlook , Desde la libreta de direcciones o Nuevo contacto de correo electrónico
  1. Una por una, busque las personas que desea agregar al grupo de contactos. Asegúrese de que su entrada esté resaltada y seleccione el botón Miembros (o haga doble clic en su entrada) para agregarlos. Cuando haya terminado, seleccione Aceptar .
  2. Cierre la ventana y asegúrese de responder si se le solicita que guarde los cambios.
  3. Ahora, cuando se dirige a un nuevo correo electrónico, puede escribir el nombre del grupo de contactos en el campo Para . Se agregará su grupo de contacto. Si lo desea, puede expandir la lista de grupos y Outlook reemplazará la lista con sus miembros. Sin embargo, tenga en cuenta que no podrá volver a contraer la lista.

Los grupos de contactos aparecen como entradas en la libreta de direcciones de Outlook, por lo que podrá encontrarlos en esa lista ordenada alfabéticamente.

Cómo editar un grupo de contactos en la aplicación de escritorio de Outlook

Ahora editemos un grupo de contactos existente en la versión de escritorio de Outlook.

  1. Inicie Outlook y seleccione el icono Personas cerca de la esquina inferior izquierda.
  2. Busque y seleccione el grupo que desea editar en su lista de contactos.
  3. En el panel de la derecha, seleccione Editar . Eso lo llevará de regreso a donde puede administrar el grupo agregando y / o quitando miembros.

Ya sea que esté usando la versión en línea de Outlook o la aplicación de escritorio, definitivamente vale la pena tomarse unos minutos para crear listas de distribución de Outlook que usará repetidamente. Estaras contento de haberlo hecho.

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