Cómo crear letras modelo en Word

Deberá crear una base de datos, que también le mostraremos cómo hacerlo

A veces, es posible que desee crear una carta que enviará a muchas personas diferentes, pero le gustaría que ciertas partes de la misma se individualicen para cada destinatario: partes como el saludo, el nombre, la dirección, etc. En Word lenguaje, esto significa que debe crear una carta modelo, que es realmente fácil de hacer.

Antes de comenzar con las cartas modelo, debe asegurarse de tener una base de datos ya configurada con todos los campos que le gustaría incluir. Una base de datos puede ser tan simple como una hoja de cálculo de Excel con columnas para el nombre, apellido, dirección, etc.

Word puede importar datos de Excel, Access y documentos de texto. Si aún no tiene una configuración de base de datos, siempre puede crearla dentro de Word, lo que le mostraré cómo hacerlo.

Crear letras modelo en Word

Para comenzar, cree un documento que tenga el texto estándar como el ejemplo de carta de Navidad a continuación:

Letra desnuda

Observe cómo no tiene saludo, dirección, etc. porque todos se agregarán más adelante como campos en nuestra carta modelo. Lo primero que debe hacer es hacer clic en Seleccionar destinatarios  en la pestaña Correos :

Seleccionar destinatarios

Aquí es donde agrega las personas que recibirán la carta o importa una lista de un archivo de base de datos.

Menú desplegable de destinatarios

Puede hacer clic en Escribir nueva lista si desea crear la lista dentro de Word. Para importar, haga clic en Usar lista existente . En este ejemplo, simplemente escribiremos la lista.

Lista de direcciones

Nota: Cuando vaya a guardar su lista de destinatarios, Word le pedirá una ubicación en su disco duro para guardar el archivo de datos que se creará.

Una vez que guarde su lista de destinatarios, notará que ahora se puede hacer clic en muchos de los íconos que están en la cinta de Correspondencia .

Para comenzar a agregar campos a su carta modelo, haga clic en un lugar en su documento para indicar dónde desea colocar el campo y luego haga clic en Bloque de direcciones.

Bloque de dirección

Esto abrirá el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones .

Haga clic en <strong>Aceptar</strong> para ir con el formato predeterminado y debería obtener algo parecido a esto:

Bloque de direcciones insertado

A continuación, agregue un Intro después del Bloque de direcciones para mover su texto hacia abajo una línea, luego haga clic en el ícono de Línea de saludo :

Icono de línea de saludo

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo .

línea de saludo de palabra

Una vez más, vayamos con el formato predeterminado y simplemente haga clic en el botón Aceptar .

Luego, resalte donde dice &lt;Bloque de direcciones&gt;, haga clic con el botón derecho del mouse, elija Párrafo y luego marque la casilla junto a  No agregar espacio entre párrafos del mismo estilo .

Esto hará que el bloque de direcciones se cuelgue correctamente en lugar de tener una línea en blanco entre cada parte del mismo.

no agregue la palabra del espacio

Luego, haga clic en el ícono Vista previa de resultados ubicado en la pestaña Correspondencia en la cinta.

resultados de vista previa

En lugar del indicador de campo del bloque de direcciones, ahora debería ver el contenido real que se enumera en el documento de Word.

Primera vista previa

Cuando haya terminado de obtener una vista previa, haga clic en el icono Vista previa de resultados para desactivar la vista previa. A continuación, para ver cómo agregar otros campos, haga clic justo después del &lt;Bloque de direcciones&gt; en su documento para convertirla en su posición actual, luego haga clic en el icono Insertar campo de combinación .

Icono de campo de combinación instantánea

Debería obtener algo como esto:

Campo instantáneo

Elija País o Región , luego haga clic en el botón Insertar .

Campo de combinación insertado

Intente hacer clic en el icono Vista previa de resultados nuevamente para ver cómo se ve. Aquí está mi ejemplo a continuación:

Vistas previas agregadas por país

Ahora que la carta modelo está configurada correctamente, puede hacer cosas más avanzadas como configurar reglas. Las reglas le permitirán mostrar texto para ciertos destinatarios y ocultarlo para otros. Para comenzar, haga clic en el botón Reglas .

Normas

Verá un menú desplegable con varias opciones como Preguntar, Completar, etc.

Menú desplegable de reglas

Para nuestro ejemplo, elijamos If … Then … Else , que nos llevará al siguiente cuadro de diálogo:

reglas de combinación de correspondencia

Cambiar el nombre de campo : a Country_or_ Región , y escriba EE.UU. en el Comparar con: campo. A continuación, agregue algo de texto a los cuadros donde dice Insertar este texto  y De lo contrario, inserte este texto.

En este ejemplo, si el destinatario vive en los EE. UU., Se insertará el texto  Feliz Navidad en su carta, mientras que todos los demás recibirán el mensaje  Saludos de las estaciones .

Así es como se verá una vez que haga clic en el botón Aceptar y luego en el botón Vista previa de resultados .

Agregar mensaje de Feliz Navidad

A continuación, observe la sección Vista previa de resultados :

Sección de vista previa de resultados

Aquí puede hacer clic en los botones de flecha (cuando la Vista previa de resultados está activada) a la izquierda y a la derecha del número para desplazarse por todas las letras que se enviarán. De esta manera, puede asegurarse de que todas sus cartas se vean bien antes de imprimirlas o enviarlas por correo electrónico.

Nota: La opción del menú de campos coincidentes en Reglas es para hacer coincidir los nombres de los campos en una base de datos con los nombres de los encabezados en su lista de destinatarios.

Además, para que sea más fácil ver dónde ha insertado campos en su documento, use el botón Resaltar campos de combinación .

Resaltar campos

Es un interruptor que puede encender y apagar a su discreción. Finalmente, cuando esté satisfecho con su carta, haga clic en el icono Finalizar y fusionar :

Finalizar y fusionar

Debería obtener este menú desplegable con tres opciones.

Finalizar y fusionar menú desplegable

Elija Editar documentos individuales para que Word combine todas sus cartas en un documento grande que puede revisar antes de imprimir o enviar como correo electrónico.

Como puede ver, crear cartas modelo con Word ya no es la tarea que solía ser y puede crear y enviar documentos rápida y fácilmente. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!

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