Cómo crear formularios rellenables en Word

Tan bueno como crear un PDF

¿Sabía que puede crear formularios en Word que las personas puedan completar? Cuando escucha acerca de los formularios que se pueden completar, casi siempre está relacionado con los documentos de Adobe y PDF porque ese es el formato más popular.

Sin embargo, Word también es una herramienta bastante poderosa y puede usarla para crear rápidamente formularios que puede imprimir o enviar por correo electrónico, etc. Si necesita crear una encuesta que se enviará a muchas personas y desea todas las respuestas contabilizado automáticamente, podría ser mejor utilizar Google Docs para crear la encuesta.

En este artículo, le mostraré cómo crear un formulario con cuadros de texto, casillas de verificación, un selector de fecha y un cuadro de lista. También puede hacer que sus formularios se vean mucho mejor si usa tablas para organizar todo.

Habilitar pestaña de desarrollador

De forma predeterminada, no puede crear formularios en Word a menos que habilite la pestaña Desarrollador en la cinta. Como no lo usa mucha gente, Microsoft lo deshabilitó de forma predeterminada. Para habilitar la pestaña, haga clic en Archivo y luego en Opciones .

opciones de archivo

En el lado izquierdo, haga clic en Personalizar cinta y luego marque la casilla Desarrollador en el cuadro de lista de la derecha.

personalizar la palabra de la cinta

Haga clic en Aceptar y haga clic en la pestaña de la cinta. La sección que más nos interesa es Controles .

Crear un formulario en Word

La sección Controles tiene aproximadamente ocho controles diferentes que se pueden agregar a su documento de Word: texto enriquecido, texto sin formato, imagen, galería de bloques de creación, casilla de verificación, cuadro combinado, lista desplegable y selector de fecha.

controles de la pestaña de desarrollador

Para insertar un control, simplemente haga clic en él y aparecerá donde esté ubicado su cursor. En mi ejemplo a continuación, creé una tabla y agregué dos cuadros de texto sin formato para el nombre y el apellido.

control de contenido de texto sin formato

De forma predeterminada, cada control tiene su propio texto de relleno. Para un control de texto sin formato, haga clic o toque aquí para ingresar texto . Puede editar este texto para cualquier control haciendo clic en el botón Modo de diseño que se encuentra a la derecha de los iconos de control.

palabra de modo de diseño

Verá que aparecen algunos marcadores de posición azules a la izquierda y a la derecha de los controles que haya agregado a su documento. Seleccione el texto y cámbielo por el que desee. Haga clic en el botón Modo de diseño nuevamente para salir del modo.

A continuación, haga clic en su control recién agregado para que quede resaltado y luego haga clic en Propiedades , que está directamente debajo del botón Modo de diseño. Cada control tendrá un conjunto estándar de opciones con opciones personalizadas en la parte inferior según el tipo de control que sea.

propiedades de control de contenido

Aquí puede dar un título al control, cambiar el color, diseñar el texto y especificar si el control se puede editar o eliminar. En la parte inferior están las opciones específicas del control, que para el caso de un control de texto sin formato, es si desea permitir varias líneas o no. Esta última opción es útil si necesita que alguien escriba un párrafo de texto.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre un control de texto sin formato y un control de texto enriquecido? Bueno, no mucho. En un control de texto enriquecido, puede cambiar la configuración de fuente / color para cada palabra individualmente, mientras que el control de texto sin formato aplicará el formato a todo el texto. Pensaría que el control de texto sin formato no permitiría cambios de negrita, de fuente o de color, pero lo hace.

A continuación, seguí adelante y agregué un control de lista desplegable a mi formulario. Verá que dice Elija un artículo y listo. Para agregar elementos a la lista, debe hacer clic en Propiedades .

propiedades de la lista desplegable

Haga clic en el botón Agregar y luego escriba un nombre para su elección. De forma predeterminada, el nombre para mostrar y el valor serán los mismos, pero puede cambiarlos si lo desea. Realmente no hay ninguna razón para cambiar el valor a menos que esté escribiendo macros de Word y consulte los controles en el código.

Una vez que haya agregado todas sus opciones, continúe y haga clic en Aceptar y ahora podrá seleccionar las opciones de la lista desplegable.

la lista desplegable

La única diferencia entre el control de la lista desplegable y el control del cuadro combinado es que este último le permite al usuario ingresar su propio valor si lo desea. En la lista desplegable, debe elegir entre una de las opciones de la lista. En el cuadro combinado, puede elegir de la lista o escribir su propio valor.

El control del selector de fechas funciona como cualquier selector de fechas que probablemente haya utilizado en los sitios de reserva de aerolíneas, etc. Cuando hace clic en él, aparece un calendario y simplemente puede hacer clic en la fecha para seleccionarlo.

control de selector de fecha

Si hace clic en el botón Propiedades , verá que hay bastantes opciones para el control del selector de fechas.

propiedades del selector de fecha

Puede elegir un formato diferente para mostrar la fecha y elegir un tipo de calendario diferente. El control de imagen es otra buena opción que permitirá a los usuarios insertar una imagen fácilmente.

control de contenido de imagen

Cuando el usuario haga clic en la imagen, aparecerá un cuadro de diálogo donde podrá elegir una imagen de su computadora, de la búsqueda de imágenes de Bing o de OneDrive. También tienen opciones para Facebook y Flickr.

insertar palabra de imagen

Ahora agreguemos algunas casillas de verificación a nuestro documento. Tenga en cuenta que cuando agrega una casilla de verificación e intenta escribir texto en ella, le dirá que la selección está bloqueada. Creo que esto es por diseño. Tienes que hacer clic junto a la casilla de verificación y luego escribir tu texto.

palabra de ejemplo de casilla de verificación

Por último, puede insertar un control de bloque de creación, que le permite elegir contenido de Quick Parts y Autotexto. Si no sabe de lo que estoy hablando, consulte mi publicación sobre cómo usar Autotexto y Partes rápidas en Word. En mi ejemplo, agregué algunas citas a un Autotexto personalizado y luego vinculé el control a él a través del cuadro de diálogo Propiedades.

control de bloques de construcción

Una vez que tenga todos los controles en su documento de la manera que desee, podría ser una buena idea proteger el documento para que el usuario solo pueda completar los campos del formulario y eso es todo. Para hacer esto, haga clic en Restringir edición en la pestaña Desarrollador .

restringir la edición

En el panel que aparece a la derecha, haga clic en el menú desplegable debajo de Editar restricciones y elija Completar formularios . Asegúrese de marcar la casilla Permitir solo este tipo de edición en el cuadro del <strong>documento</strong> .

edición de restricción de palabras

Haga clic en Sí, comenzar a aplicar la protección y luego ingrese una contraseña si lo desea. Ahora solo los campos del formulario serán editables y todo lo demás bloqueado / protegido. El usuario puede usar fácilmente la tecla TAB para moverse entre los diferentes campos del formulario.

En general, Word no es la mejor herramienta para crear formularios, pero es decente y probablemente más que suficiente para la mayoría de las personas. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!

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