Cómo crear etiquetas en Word a partir de una hoja de cálculo de Excel

Muy útil para paquetes y cartas.

Si está buscando crear e imprimir etiquetas de cualquier tipo, no busque más allá de Microsoft Word y Excel. Puede almacenar los datos de su etiqueta en Excel y luego recuperarlos en Word para guardar o imprimir sus etiquetas.

En esta guía, aprenderá a crear una hoja de cálculo de etiquetas en Excel que sea compatible con Word, configurar sus etiquetas y guardarlas o imprimirlas.

1. Ingrese los datos de sus etiquetas en una hoja de cálculo de Excel

El primer paso es crear una hoja de cálculo de Excel con los datos de su etiqueta. Asignará un encabezado apropiado a cada campo de datos para que pueda recuperar los encabezados en Word.

Para el siguiente ejemplo, crearemos una hoja de cálculo con los siguientes campos:

  • Primer nombre
  • Apellido
  • Dirección
  • Ciudad
  • Estado
  • Código postal

Para comenzar a crear su hoja de cálculo de Excel:

  1. Inicie Microsoft Excel en su computadora Windows o Mac y cree una nueva hoja de cálculo.
  2. En la pantalla de la hoja de cálculo de Excel, seleccione la primera celda de la primera fila y escriba Nombre .
  1. Seleccione la primera celda de la columna B y escriba Apellido . Del mismo modo, agregue la dirección , la ciudad , el estado y el código postal a las primeras filas de las columnas C , D , E y F , respectivamente.
  2. Ahora agregue los datos debajo de cada encabezado que acaba de crear. Su hoja de cálculo debería verse así:
  1. Cuando haya terminado de agregar datos, guarde su hoja de cálculo seleccionando Archivo en la parte superior.
  2. Seleccione Guardar en la barra lateral izquierda.
  3. Seleccione Examinar en el panel de la derecha.
  1. Elija una carpeta para guardar su hoja de cálculo, ingrese un nombre para su hoja de cálculo en el campo Nombre de archivo y seleccione Guardar en la parte inferior de la ventana.
  1. Cierre la ventana de Excel.

Su hoja de cálculo de Excel ya está lista.

2. Configurar etiquetas en Word

El segundo paso es configurar las dimensiones de sus etiquetas en Word. Hay varios diseños de etiquetas predefinidos entre los que puede elegir. Incluso puede crear su propia etiqueta con dimensiones personalizadas, si lo desea.

  1. Inicie Microsoft Word en su computadora Windows o Mac y comience un nuevo documento en blanco.
  2. En la pantalla de edición del documento, seleccione la pestaña Correos de la barra de herramientas superior.
  3. En la pestaña Correspondencia , seleccione Iniciar combinación de correspondencia y luego elija Etiquetas en el menú.
  1. En la ventana que se abre, seleccione un proveedor de etiquetas del menú desplegable <strong>Proveedores de etiquetas</strong> . Luego, seleccione un tipo de etiqueta de la lista Número de producto , Finalmente, seleccione Aceptar .
  1. Si desea crear una etiqueta personalizada, seleccione el botón Nueva etiqueta y especifique las dimensiones de su etiqueta en la siguiente ventana.
  1. Su diseño de etiqueta ahora está configurado y mantenga este documento abierto en Word.

3. Incorpore los datos de Excel al documento de Word

Ahora que sus etiquetas están configuradas, importe los datos que guardó en su hoja de cálculo de Excel en su documento de Word. No es necesario abrir Excel para hacer esto.

Para comenzar:

  1. Mientras su documento de Word todavía está abierto, seleccione la pestaña Correspondencia en la parte superior.
  2. En la pestaña Mailings , seleccione Seleccionar destinatarios y elija Usar una lista existente . Le está diciendo a Word que desea usar una lista predefinida para sus etiquetas.
  1. En la ventana del Explorador de archivos que se abre, navegue hasta la carpeta que contiene la hoja de cálculo de Excel que creó anteriormente. Haz doble clic en la hoja de cálculo para importarla a tu documento de Word.
  1. Word abrirá una ventana Seleccionar tabla . Aquí, seleccione la hoja que contiene los datos de la etiqueta.
  2. Marque la opción La primera fila de datos contiene encabezados de columna y seleccione Aceptar .

4. Agregue etiquetas de Excel a un documento de Word

Ahora especificará los campos que le gustaría usar en sus etiquetas.

Para hacer eso:

  1. Asegúrese de estar todavía en el documento de etiquetas en Word.
  2. Seleccione la pestaña Mailings en la parte superior, y luego desde la sección Write &amp; Insert Fields , seleccione la opción Address Block .
  1. En la ventana Insertar bloque de direcciones que se abre, seleccione el botón Coincidir campos .
  1. Word abre una ventana Coincidir campos . Aquí, asegúrese de que cada campo en Obligatorio para el bloque de direcciones coincida con el campo apropiado en su hoja de cálculo. Por ejemplo, la Dirección 1 debe configurarse para usar la Dirección de la <strong>calle</strong> de su hoja de cálculo, y así sucesivamente.
  1. Seleccione Aceptar para cerrar la ventana.
  2. De vuelta en la ventana Insertar bloque de direcciones , puede ver una vista previa de su etiqueta. Asegúrese de que esta vista previa represente las etiquetas reales que desea crear. Luego, seleccione Aceptar en la parte inferior de la ventana.
  1. En su documento de Word, notará que la primera etiqueta ahora dice &lt;&lt;AddressBlock&gt;&gt; .
  2. Seleccione la pestaña Correos en la parte superior y luego seleccione Actualizar etiquetas .
  1. Todas las etiquetas de su documento ahora deberían decir &lt;&lt;AddressBlock&gt;&gt; .

5. Cree etiquetas desde Excel en un documento de Word

Word ahora tiene todos los datos que necesita para generar sus etiquetas. Ahora finalizará el proceso y Word mostrará los datos reales de cada etiqueta:

  1. En la pestaña Correspondencia de Word, seleccione la opción Finalizar y fusionar y elija Editar documentos individuales en el menú.
  1. En la ventana que se abre, elija Todo y seleccione Aceptar .
  1. Su documento de Word ahora debería mostrar todas sus etiquetas con sus datos individuales.

Ahora puede guardar este documento de etiquetas, generar un PDF a partir de él o imprimir físicamente el documento (etiquetas).

6. Guarde las etiquetas de Word creadas a partir de Excel como PDF

No es necesario que utilice una herramienta de terceros para guardar el documento de etiqueta de Word como PDF:

  1. Seleccione la pestaña Archivo en la parte superior de la ventana de Word.
  2. En la barra lateral de la izquierda, seleccione Guardar como .
  3. Elija Examinar en el panel derecho.
  1. Seleccione una carpeta para guardar su PDF, ingrese un nombre para su PDF en el campo Nombre de archivo , elija PDF en el menú desplegable Guardar como tipo y seleccione Guardar .

7. Imprima etiquetas de Word creadas a partir de Excel

Puede imprimir sus etiquetas directamente desde Word. Asegúrese de que su impresora esté conectada a su computadora cuando realice la impresión:

  1. Seleccione la pestaña Archivo en la parte superior de la ventana de Word.
  2. Seleccione Imprimir en la barra lateral izquierda.
  1. Elija una impresora del menú Impresora en el panel derecho y luego seleccione Imprimir en la parte superior.

Y ya está todo listo.

Como puede ver arriba, Word y Excel lo ayudan a crear casi todo tipo de etiquetas en sus computadoras Windows y Mac. Si esto le ayudó a generar el tipo de etiquetas en Excel que deseaba, háganoslo saber en los comentarios a continuación.

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