Cómo configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook

Depende si lo está utilizando de forma independiente, con Microsoft Exchange o en la web

Si se va de vacaciones y no estará disponible para responder a sus correos electrónicos, es una buena idea configurar una respuesta “fuera de la oficina” en Outlook en su computadora. De esta forma, cualquier persona que le envíe un correo electrónico recibirá una respuesta automática informándole de su ausencia en la oficina.

Outlook le permite crear respuestas personalizadas para enviarlas automáticamente a cualquier persona que le envíe un correo electrónico. También puede especificar un período de fecha personalizado durante el cual la aplicación debe manejar sus correos electrónicos por usted.

Establecer respuestas de Outlook fuera de la oficina para cuentas de Exchange

Si se encuentra en un entorno empresarial y su empresa u organización utiliza Microsoft Exchange, tiene una forma realmente sencilla de configurar las respuestas fuera de la oficina en Outlook para su cuenta de correo electrónico.

  • Inicie la aplicación Outlook en su computadora.
  • Haga clic en la pestaña que dice Archivo en la parte superior y verá varias opciones. Haga clic en la opción que dice Respuestas automáticas (Fuera de la oficina) . Si no ve esta opción, pase a la siguiente sección para aprender cómo realizar la tarea.
  • Aparecerá un cuadro en su pantalla que le permitirá ingresar información en varios campos. Para enviar respuestas personalizadas automáticas, deberá completar los campos de la siguiente manera.

    Habilite la casilla que dice Enviar respuestas automáticas en la parte superior.

    Marque la casilla Solo enviar durante este intervalo de tiempo . Luego, seleccione las fechas desde y hasta en las que no estará disponible para responder a sus correos electrónicos.

    Si desea que su respuesta se envíe solo a aquellos que están en su organización, haga clic en la pestaña Dentro de mi organización . De lo contrario, haga clic en la otra pestaña que dice Fuera de mi organización .

    Escriba la respuesta que desea enviar automáticamente en el cuadro que aparece en su pantalla. También puede utilizar las herramientas de formato para formatear y cambiar el estilo de su texto.

    Una vez que haya terminado, haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Outlook ahora enviará automáticamente su mensaje personalizado predefinido a cualquier persona que le envíe un correo electrónico durante el período de fecha especificado.

Establecer respuestas fuera de la oficina en Outlook para cuentas IMAP / POP3

La mayoría de los usuarios generales utilizan cuentas IMAP o POP3 en Outlook. Esto generalmente incluye el uso de Hotmail, Gmail y otras cuentas de correo electrónico con la aplicación Outlook. Si es uno de estos usuarios, deberá crear una regla para enviar respuestas automáticas, ya que el método anterior no funcionará para usted.

Sin embargo, afortunadamente, crear un mensaje personalizado y una regla para automatizar el envío de respuestas no es demasiado difícil en Outlook.

Crear una plantilla de respuesta automática

  • Abra Outlook en su computadora y haga clic en la opción Nuevo correo electrónico en la parte superior.
  • Se abrirá la ventana de redacción de correo electrónico habitual. Aquí, debe escribir el correo electrónico que desea que Outlook envíe automáticamente. Simplemente escriba el cuerpo del correo electrónico, que generalmente incluye mencionar cuánto tiempo no estará disponible y cuándo volverá.
  • Haga clic en la pestaña Archivo en la parte superior y seleccione Guardar como .
  • Ingrese un nombre para su plantilla de respuesta fuera de la oficina y elija Plantilla de Outlook en el menú desplegable Guardar como tipo . Luego haga clic en Guardar .
  • Cierre la ventana de redacción del correo electrónico y seleccione No cuando le pregunte si desea guardar los cambios.

Configurar una regla de respuesta automática

  • Haga clic en la pestaña Inicio , seleccione Reglas y elija Administrar reglas y alertas .
  • En la pestaña Reglas de correo electrónico , haga clic en Nueva regla para crear una nueva regla.
  • Seleccione Aplicar regla a los mensajes que reciba y presione Siguiente .
  • Seleccione el recibido en una condición de <strong>intervalo de fecha específica</strong> y haga clic en su enlace en el cuadro blanco grande.

    Marque las casillas de verificación Después y Antes y especifique el intervalo de fechas en el que no podrá responder a sus correos electrónicos. Luego presione Aceptar seguido de Siguiente .

  • Marque la respuesta usando una plantilla específica y haga clic en su enlace.
  • Seleccione la plantilla de correo electrónico que creó anteriormente, haga clic en Abrir y luego presione Siguiente .
  • Opcionalmente, aplique las excepciones si lo desea y haga clic en Siguiente .
  • Ingrese un nombre para su regla y haga clic en Finalizar .

Configurar una respuesta de fuera de la oficina en la versión web de Outlook

Muchos usuarios están abandonando sus aplicaciones de escritorio y reemplazándolas con sus contrapartes web. Si ya lo ha hecho y usa la versión web de Outlook para sus correos electrónicos, también puede configurar una respuesta de fuera de la oficina en Outlook para la web.

Este es más fácil de hacer que cualquier otro método discutido anteriormente.

  • Dirígete al sitio web de Outlook e inicia sesión en tu cuenta si aún no lo has hecho.
  • Una vez que vea su bandeja de entrada, haga clic en el icono de configuración en la esquina superior derecha y luego elija Ver todas las configuraciones de Outlook en la parte inferior. Abrirá el menú de configuración.
  • Verá varias configuraciones que puede configurar para su cuenta de Outlook. Desea encontrar la opción que dice Respuestas automáticas y hacer clic en ella.
  • Aparecerán varias opciones nuevas en el panel lateral derecho.

    En primer lugar, habilite la opción que dice Activar respuestas automáticas .

    Marque la casilla Enviar respuestas solo durante un período de tiempo . Especifique un intervalo de fechas en los cuadros <strong>Hora de </strong>inicio y Hora de finalización. Aquí es cuando la aplicación enviará sus respuestas automáticas.

    Luego, puede ingresar una respuesta personalizada que se enviará automáticamente a las personas que le envíen un correo electrónico. No dude en utilizar las opciones de formato disponibles.

    Opcionalmente, habilite Enviar respuestas solo a contactos si solo desea responder automáticamente a sus contactos.

    Finalmente, haga clic en Guardar en la parte inferior para guardar sus cambios.

  • Si alguna vez desea desactivar las respuestas automáticas, simplemente desmarque la opción Respuestas automáticas activadas.

Es realmente genial poder configurar una respuesta de fuera de la oficina en Outlook. Háganos saber si lo usa y cómo se ve su mensaje de respuesta automática en los comentarios a continuación.

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