Cómo compartir o colaborar en un documento de Word con otros

La mejor alternativa a pararse sobre su hombro

¿Busca una forma de colaborar con otros en un documento de Word? Si es así, puede hacerlo muy fácilmente en Word. La función existe desde hace un par de versiones de Office y funciona incluso si la parte receptora no tiene Word instalado en su sistema.

Tenga en cuenta que para comenzar a compartir documentos en Word, debe guardar sus documentos en la nube. No todos tus documentos, pero al menos el que se va a compartir. Eso significa que primero debe configurar una cuenta de OneDrive y luego iniciar sesión en su cuenta de Microsoft desde Word.

Compartir documento de Word

Una vez que haya configurado OneDrive correctamente en Word, continúe y haga clic en el botón Compartir en la parte superior derecha de la pantalla.

botón de compartir palabra

Esto abrirá un panel en el lado derecho de la pantalla. Si el documento aún no se ha guardado en la nube, deberá hacer clic en el botón Guardar en la nube .

guardar en la nube

Esto abrirá el cuadro de diálogo Guardar como , que ya debería estar configurado en OneDrive. Dale un nombre a tu archivo y guárdalo.

guardar en onedrive

Una vez que se haya guardado y cargado en la nube, regrese al cuadro de diálogo Compartir y ahora podrá invitar a personas a unirse. Escriba una dirección de correo electrónico, elija si pueden editarla o simplemente verla y luego incluir un mensaje opcional.

compartir documento de Word

En el extremo receptor, llegará un correo electrónico que incluye un enlace al documento almacenado en la cuenta de OneDrive del remitente:

documento compartido onedrive

Cuando el usuario hace clic en el enlace, lo llevará a una versión del navegador de Word llamada Word Online, donde se puede editar el documento.

palabra en línea

Haga clic en el botón <strong>Editar en el navegador</strong> y obtendrá la interfaz de cinta familiar del programa Word de escritorio. El usuario puede editar el documento sin necesidad de instalar Word o tener una cuenta de OneDrive.

El documento se guarda automáticamente, por lo que el usuario no tiene que preocuparse por intentar guardar el documento por sí mismo. Al final, verá un mensaje emergente que dice que otras personas están editando el documento y le pregunta si desea compartir automáticamente los cambios a medida que ocurren. Recomiendo hacer clic en aquí.

otras personas editando

Tenga en cuenta que no verá los cambios de otros usuarios hasta que guarde el documento. Si hace clic en Archivo, verá un nuevo mensaje en la pestaña Información que dice Actualizaciones de documentos disponibles .

actualizaciones de documentos disponibles

Continúe y guarde su documento y recibirá otro mensaje que explica que los nuevos cambios realizados por otros se mostrarán con una superposición verde.

nuevos cambios al guardar

Haga clic en Aceptar y examine su documento. Cualquier cosa en verde es lo que alguien más ha cambiado o agregado. En mis pruebas, si alguien borraba algo del documento, no mostraba nada en verde.

nuevos cambios en verde

Tenga en cuenta que una vez que guarde el documento, el resaltado verde desaparecerá hasta que se realicen nuevos cambios. Si desea realizar un seguimiento de los cambios que se están realizando, debe habilitar el control de cambios en el documento antes de compartirlo; de lo contrario, es un poco difícil saber qué está sucediendo, especialmente si varias personas están editando el documento.

cambios registrados

Arriba, he habilitado Control de cambios  en la pestaña Revisar y ahora, además del texto resaltado en verde, también tengo las barras verticales rojas en la columna de la izquierda. Dado que las eliminaciones no se muestran en verde, solo puede verlas si realiza un seguimiento de los cambios. Haga clic en la línea roja y le mostrará el contenido eliminado tachado.

palabra de texto eliminada

En general, Word es una gran herramienta para colaborar en tiempo real con varios autores o editores y el aspecto de la sincronización funciona muy bien. Una característica que noté es que cuando alguien más está editando un párrafo determinado, evita que otros editen esa sección hasta que la primera persona haya terminado. Esto asegura que las personas no sobrescriban las mismas secciones al mismo tiempo. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!

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