Busque el correo electrónico de Outlook por remitente, fecha, palabra clave, tamaño y más

Conviértete en un profesional en la búsqueda de correos electrónicos

“¿A dónde fue mi correo electrónico? Simplemente desapareció “. Es impactante la cantidad de veces que escuché esto a lo largo de mi carrera. Pero no es tan sorprendente como la cantidad de personas que no se dan cuenta de que pueden buscar fácilmente un correo electrónico específico en Outlook. 

Después de leer esta guía sobre cómo buscar el correo electrónico de Outlook por fecha, remitente, palabra clave y más, también podrá encontrar cualquier correo electrónico en Outlook. Le daremos todos los consejos de búsqueda de correo electrónico de Outlook que puede manejar.

¿Están indexados sus correos electrónicos?

Para obtener los mejores resultados de búsqueda de correo electrónico, asegurémonos de que Outlook lo haya indexado todo. 

¿Qué es la indexación? Al igual que el índice de un libro tiene todos los temas enumerados y dónde encontrarlos, la indexación de Outlook crea una base de datos como esa. Es más fácil para los programas buscar en una base de datos que en un montón de texto de forma libre.

  1. Coloque el cursor en el campo Buscar buzón actual , también conocido como el cuadro de búsqueda instantánea. Esto abrirá la barra de herramientas de búsqueda .
  2. Haga clic en el botón Herramientas de búsqueda y luego en Estado de indexación . Se abrirá una pequeña ventana que muestra cuántos correos electrónicos quedan por indexar. 

Si la cantidad de elementos que se van a indexar es cualquier cosa menos cero, espere unos minutos. Eso asegurará que la búsqueda sea lo más completa posible.

La indexación requiere algunos recursos. Si encuentra que ralentiza demasiado Outlook o su computadora, puede desactivar la indexación para obtener un mejor rendimiento de la computadora.

Agregar pestaña de búsqueda de forma permanente

¿No sería fantástico si pudiéramos acceder fácilmente a la pestaña de búsqueda sin tener que hacer clic en la barra de búsqueda cada vez? Vamos a hacer eso.

  • Haga clic en Archivo .
  • Haga clic en Opciones en el lado izquierdo, aproximadamente a la mitad.
  • En la ventana Opciones, haga clic en Personalizar cinta
  • En el panel Personalizar cinta, haga clic en el menú desplegable en Elegir comandos de: y seleccione Pestañas de herramientas .
  • Busque Herramientas de búsqueda y selecciónelas. Luego haga clic en el botón Agregar >>
  • Las herramientas de búsqueda aparecerán en el área de pestañas principales . Utilice las flechas hacia arriba y hacia abajo junto a esta área para determinar dónde aparecerá en la cinta, o déjela donde está. Luego haga clic en <strong>Aceptar</strong> para confirmar el cambio.
  • Busque la pestaña Herramientas de búsqueda . Ahora podemos acceder fácilmente a todas las herramientas de búsqueda en cualquier momento.

Establecer el alcance de la búsqueda

En la pestaña Herramientas de búsqueda, podemos establecer fácilmente el alcance de la búsqueda. En el lado izquierdo, veremos que podemos establecer el ámbito en todos los buzones , el buzón actual , la carpeta actual , subcarpetas , o Artículo Todo de Outlook .

Todos los buzones de correo: elija este ámbito si tenemos buzones de correo compartidos u otras cuentas en Outlook. Algunas personas pueden tener sus cuentas de correo electrónico personales y de trabajo en Outlook.

Buzón actual : elija este ámbito para mantener la búsqueda en un solo buzón. Asegúrese de que el buzón esté seleccionado en el panel izquierdo de Outlook.

Carpeta actual : este ámbito limitará la búsqueda a la carpeta que está seleccionada actualmente en el panel izquierdo de Outlook.

Subcarpetas : esto limita el alcance a las carpetas de cualquier carpeta seleccionada en el panel izquierdo.

Todos los elementos de Outlook : el alcance más abierto aplicará la búsqueda a todos los correos electrónicos, contactos, elementos del calendario y tareas. Debido a la gran cantidad de datos, las búsquedas en este ámbito pueden ser lentas y producir resultados innecesarios. Utilice este alcance con moderación.

Operadores de búsqueda en Outlook

Los resultados de la búsqueda se pueden hacer más específicos mediante el uso de operadores de búsqueda. 

Para encontrar una frase específica, coloque comillas dobles alrededor de la frase de búsqueda.

Ejemplo: informe TPS

Para buscar elementos que deben tener dos o más palabras, pero no necesariamente uno al lado del otro o en el orden escrito, use el operador AND .

Ejemplo: trabajo Y fin de semana

Para buscar elementos que contengan una palabra clave y excluir elementos que contengan una palabra clave diferente, utilice el operador NOT .

Ejemplo: el sábado NO es genial

¿Busca algo que pueda tener una palabra u otra? Pruebe el operador OR .

Ejemplo: jirafa O producto

Todos estos operadores se pueden combinar para hacer la búsqueda tan específica como nos gustaría. Podríamos tener algo tan complejo como un “informe TPS” Y un fin de semana O una jirafa NO es genial.

Buscar en Outlook por palabra clave

La búsqueda más fácil de correo electrónico de Outlook es la búsqueda por palabra clave. Se hace de la manera más sencilla desde el campo Búsqueda instantánea en la parte superior de nuestra bandeja de entrada.

  • Establezca el alcance en el cuadro desplegable junto al campo Búsqueda instantánea o en la pestaña Buscar.
  • Escriba la palabra clave, o palabras, en el campo de búsqueda y toque la tecla Intro . Los operadores de búsqueda se pueden utilizar aquí para ayudar a que la búsqueda sea más específica.

Buscar Outlook por remitente

Para buscar el correo electrónico de Outlook por remitente:

  • Vaya a la pestaña Buscar y haga clic en el botón Desde
  • Eso ingresará &lt;pre&gt; de: ”Nombre del remitente” &lt;/pre&gt; en el campo Búsqueda instantánea. 
  • Elimine el nombre del remitente de entre las comillas dobles y escriba el nombre de la persona que estamos buscando. También podemos escribir el término completo directamente en la Búsqueda instantánea. Toque la tecla Intro para buscar.

Buscar Outlook por tema

Para buscar el correo electrónico de Outlook por asunto: 

  • En la pestaña Buscar, haga clic en Asunto
  • Esto coloca &lt;pre&gt; asunto: ”palabras clave” &lt;/pre&gt; en el campo Búsqueda instantánea. 
  • Reemplace las palabras clave con el tema que estamos buscando. La frase completa también se puede escribir en la búsqueda instantánea. Toque la tecla Intro para buscar.

Buscar Outlook por fecha

Para buscar correos electrónicos de Outlook por fecha:

  • En la pestaña Buscar, haga clic en Esta semana . Mostrará las opciones; Hoy, ayer, esta semana, la semana pasada, este mes, el mes pasado, este año, el año pasado.
  • Lo que sea que esté seleccionado, se ingresará en el campo Búsqueda instantánea como; &lt;pre&gt; recibido: hoy, recibido: ayer, recibido: esta semana, recibido: la semana pasada, recibido: este mes, recibido: el mes pasado, recibido: este año, recibido: el año pasado &lt;/pre&gt; Pulse la tecla Intro para buscar .

También podemos usar el operador recibió: con fechas de calendario (&lt;pre&gt; recibido: dd / mm / aaaa &lt;/pre&gt;) o nombres de día (&lt;pre&gt; recibido: martes &lt;/pre&gt;). Cuando se usa un nombre de día, Outlook buscará solo el más reciente de ese día. Así que el martes pasado, no todos los martes.

Buscar elementos con archivos adjuntos en Outlook

Para buscar el correo electrónico de Outlook por archivos adjuntos:

  • En la pestaña Buscar, haga clic en Tiene archivos adjuntos
  • Eso ingresará &lt;pre&gt; hasttachments: yes &lt;/pre&gt; en el campo Búsqueda instantánea. Esto debe combinarse con otro tipo de búsqueda para reducir el campo. Toque Entrar para buscar.

También podríamos escribir &lt;pre&gt; hasattachments: no &lt;/pre&gt; para excluir los resultados que tienen adjuntos de los resultados.

Buscar Outlook por categoría

El uso de la herramienta Categoría para organizar los correos electrónicos está infrautilizado. 

  • Podemos buscar por categoría usando el botón Categorizado debajo de la pestaña de búsqueda. 
  • Ingresará &lt;pre&gt; categoría: = ”Categoría de color” &lt;/pre&gt; en el campo Búsqueda instantánea. Presione Entrar para buscar.

Esto también se puede escribir manualmente. Simplemente cambie el color para adaptarse a la categoría. Por ejemplo, para buscar la categoría roja, escribiríamos &lt;pre&gt; categoría: = ”Categoría roja” &lt;/pre&gt;. Para el azul, escribiríamos &lt;pre&gt; categoría: = ”Categoría azul” &lt;/pre&gt; y así sucesivamente.

Buscar correo electrónico de Outlook por destinatario

Esta es la forma de buscar correos electrónicos en función de a quién se enviaron. 

  • Hacer clic en el botón Enviar a nos mostrará las opciones; Enviado a: yo o CC: yo, no enviado directamente a mí y enviado a otro destinatario. 
  • Ingresará el texto de búsqueda como (a: “guymcd@gmail.com” O cc: “guymcd@gmail.com”). Toque Entrar para buscar.
  • Si elegimos Enviado a otro destinatario, necesitaremos editar el texto en la barra de búsqueda. Se verá como &lt;pre&gt; a: “Nombre del destinatario” &lt;/pre&gt;. 
  • Elimine la parte Nombre del destinatario e ingrese el nombre que estamos buscando. Presiona Enter para buscar.

Buscar por leído o no leído

Puede buscar los correos electrónicos de Outlook según se hayan leído o no.

  • Al hacer clic en el botón No leído en la pestaña Buscar, encontrará todos los correos electrónicos que aún no se han leído. 
  • Ingresa &lt;pre&gt; isread: no &lt;/pre&gt; en la barra de búsqueda. Presione Entrar para buscar.
  • Para encontrar el correo electrónico que ha sido leído, cámbielo a &lt;pre&gt; isread: yes &lt;/pre&gt; y presione Enter para buscar.

Buscar por marcado

El uso de banderas para marcar correos electrónicos importantes ayuda a estar al tanto de las cosas. 

  • Para encontrar correos electrónicos marcados, haga clic en el botón Marcado en la pestaña Buscar. 
  • Buscará con &lt;pre&gt; followupflag: followup flag &lt;/pre&gt;. Otras opciones son &lt;pre&gt; followupflag: unflagged &lt;/pre&gt; y &lt;pre&gt; followupflag: complete &lt;/pre&gt;. Toque Entrar para buscar.

Buscar por importancia

Vea solo los correos electrónicos importantes en Outlook de la siguiente manera.

  • Debajo del botón marcado en la pestaña Buscar, está el botón Importante . Al hacer clic en eso, se devolverán los elementos marcados como importantes. 
  • La consulta de búsqueda parece &lt;pre&gt; importancia: alta &lt;/pre&gt;. También podemos cambiar de alto a bajo o normal. Haga clic en la lupa o presione Enter para buscar.

Combinando opciones de búsqueda

Todas las opciones de búsqueda anteriores se pueden combinar. Por ejemplo, si estamos buscando elementos que son importantes y están marcados, podemos ingresar la bandera &lt;pre&gt; important: high followupflag: followup &lt;/pre&gt; en la barra de búsqueda. 

Esto se puede escribir o simplemente hacer clic en el botón Importante y luego en el botón Marcado.

Más opciones de búsqueda

Haga clic en el botón Más en la pestaña Buscar y veremos más de 20 formas más de buscar. 

En su mayoría, colocará un menú desplegable debajo de la barra de búsqueda con las opciones que admite el tipo de búsqueda específico.

more-added-drop-down.png

Opciones de búsqueda avanzada

Podemos acceder a más de cien opciones de búsqueda diferentes que van mucho más allá de lo que hemos cubierto. Es posible que nunca usemos esto, pero es bueno saber que está aquí. 

  • Haga clic en Herramientas de búsqueda y luego en <strong>Búsqueda </strong>avanzada
  • Se abrirá la ventana Búsqueda avanzada

Tómate un tiempo y mira por aquí. Es abrumador cuánto se puede hacer. Podemos buscar basándonos en cualquier campo de cualquier elemento de Outlook. Hay algunos cientos de cosas diferentes en las que podemos buscar.

El poder de la búsqueda de Outlook

¿No le sorprende lo extensas y poderosas que son las capacidades de búsqueda de Outlook? ¿Sabías siquiera que todo era posible? La mayoría de la gente probablemente nunca use una décima parte de todas las cosas que puede hacer Outlook. Use esto como un trampolín para aprender qué más puede hacer Outlook por usted. 

Puede crear sus propios accesos directos de Outlook para tareas de correo electrónico. Configure las reglas de Outlook para organizar el correo electrónico en carpetas. ¡O incluso programe un correo electrónico para que se envíe a una hora específica! Hacer que Outlook simplemente lea correos electrónicos es un poco como usar un Ferrari para hacer la compra.

Leave a Comment

Your email address will not be published.